La Oficina Nacional de Head Start (OHS, sigla en inglés) se dedica a preparar a los niños más vulnerables de Estados Unidos para que tengan éxito, proporcionando a los concesionarios los recursos necesarios para prestar servicios a niños y familias en áreas básicas de aprendizaje temprano, salud y bienestar familiar. Para lograrlo, los programas de Head Start deben proporcionar servicios al 100 por ciento de los niños para los que reciben financiamiento. La sección 642(g) de la Ley de Head Start exige que cada agencia de Head Start inscriba al 100 por ciento de sus matrículas subvencionadas y mantenga una lista de espera activa en todo momento con labores de extensión comunitaria continua y actividades que identifiquen las poblaciones subatendidas.

Esta Instrucción del Programa (PI, sigla en inglés) reitera la importancia de la inscripción completa. También esboza la autoridad de la OHS para designar como tales a las agencias que tengan una matrícula insuficiente crónica y recobrar, retener o reducir la subvención base para programas sin matrícula completa.

Requisitos para la matrícula

Todos los concesionarios de Head Start están obligados a reportar la matrícula mensual en el Head Start Enterprise System (HSES) por programa, dentro de cada subvención (641A(h)(2)). Los informes del mes anterior deben presentarse el día siete de cada mes. Los concesionarios pueden hacer correcciones a la matrícula mensual reportada hasta que se abra un nuevo período de notificación.

Los concesionarios deben mantener su nivel de matrículas subvencionadas y cubrir cualquier vacante tan pronto como sea posible. Los concesionarios pueden comunicar cualquier cupo que haya estado vacante durante menos de 30 días como matrícula para el mes. Después de 30 días, el cupo ya no se puede contar como matrícula (45 CFR § 1302.15(a)).

Revisión de la matrícula por la OHS
La sección 641A(h)(3) de la Ley de Head Start exige que el Secretario del Departamento de Salud y Servicios Humanos de Estados Unidos (HHS, sigla en inglés) determine qué agencias están operando con una matrícula real en su programa de Head Start y/o Early Head Start que sea inferior a las matrículas subvencionadas basadas en no menos de cuatro meses consecutivos de datos. El conteo de meses consecutivos de matrículas insuficientes no se reinicia después de que un programa haya cerrado, normalmente para las vacaciones de verano, o después de que la agencia comience un nuevo período de proyecto no competitivo. Por ejemplo, si un programa tiene matrícula insuficiente en abril y mayo y cierra de junio a agosto para las vacaciones de verano y después que abre sigue con matrícula insuficiente en septiembre y octubre, octubre se considerará como el cuarto mes consecutivo.

Los concesionarios con cuatro meses consecutivos o más de matrícula insuficiente en un programa de Head Start y/o Early Head Start recibirán una carta sobre la matrícula insuficiente de la Oficina Regional. Los concesionarios deberán desarrollar, en colaboración con la Oficina Regional, un plan y un calendario para reducir o eliminar tal insuficiencia. El período de 12 meses para determinar la matrícula insuficiente crónica comienza a los 10 días naturales a partir de la fecha de haberse enviado la carta sobre la matrícula insuficiente.

Autoridad de la OHS para designar como tal a un concesionario con matrícula insuficiente crónica

Lograr y mantener el 97 por ciento de las matrículas subvencionadas
Si el concesionario está cumpliendo por lo menos con el 97 por ciento de la matrícula después de que haya concluido el período de 12 meses, la OHS continuará evaluándolo para garantizar que el concesionario mantenga al menos el 97 por ciento de la matrícula por seis meses consecutivos. Cuando el concesionario haya logrado y mantenido por lo menos el 97 por ciento de la matrícula por seis meses consecutivos después del período de 12 meses, se le enviará una carta de finalización. La carta de finalización servirá como aviso oficial de que se ha completado con éxito el plan para poner fin a la matrícula insuficiente.

Quedarse por debajo del 97 por ciento de las matrículas subvencionadas
Si el concesionario tiene menos del 97 por ciento de las matrículas subvencionadas después de que haya concluido el período de 12 meses, la OHS tiene la autoridad para designar como tal a la agencia con matrícula insuficiente crónica y tomar las medidas autorizadas bajo la sección 641A(h)(5). Entre estas medidas están recobrar, retener o reducir el financiamiento anual y las matrículas subvencionadas. La OHS está comprometida con seguir apoyando a dichas agencias para que logren y mantengan la inscripción completa. Cualquier reducción en el financiamiento ajustará las matrículas subvencionadas para que se correspondan con el nivel histórico y real de la matrícula.

Las agencias designadas con matrícula insuficiente crónica recibirán una carta de designación constatando dicha insuficiencia. Dicha carta informará al concesionario de su designación, de cualquier medida subsecuente y de la oportunidad de apelar la devolución, retención o reducción de financiamiento a la Administración para Niños y Familias (ACF, sigla en inglés) dentro de los 30 días siguientes a la fecha de entrega de la carta de designación sobre la matrícula insuficiente crónica.

Proceso de apelación

Los concesionarios que decidan apelar la devolución, retención o reducción de financiamiento deben presentar una apelación por escrito con pruebas materiales a OHS.Enrollment@acf.hhs.gov. Los concesionarios pueden solicitar una audiencia con la apelación por escrito. Si no se presenta una apelación de la manera descrita en esta PI, ello traerá como resultado la aplicación inmediata de la reducción en el financiamiento descrita en la carta de designación, por tener una matrícula insuficiente crónica.

Si un concesionario solicita una audiencia como parte de su apelación, se programará una audiencia a más tardar 60 días después de haberse recibido la apelación por escrito y la solicitud de la audiencia. La audiencia será por teléfono o vía web y el concesionario podrá presentar declaraciones testimoniales o declaraciones escritas por testigos para explicar o respaldar las pruebas presentadas con anterioridad en la apelación por escrito. El testimonio en la audiencia debe limitarse a una hora como máximo.

Dentro de los 30 días siguientes a la fecha de la audiencia, la ACF comunicará su decisión a la agencia por escrito y la decisión será aplicada inmediatamente. La decisión de apelación es definitiva.

Anulación de la designación de matrícula insuficiente crónica

Las agencias designadas con matrícula insuficiente crónica mantendrán su designación hasta que demuestren satisfactoriamente que han tenido seis meses consecutivos de al menos el 97 por ciento de matrículas subvencionadas en su nuevo nivel de matrículas subvencionadas. Cuando el concesionario haya logrado tener seis meses consecutivos de por lo menos el 97 por ciento de matrículas, se le enviará una carta señalando que se le retira la designación de matrícula insuficiente crónica. Dicha carta servirá como aviso oficial de que la designación de matrícula insuficiente crónica se ha eliminado.

En caso de que el concesionario mantenga la designación de matrícula insuficiente crónica, la OHS podrá recobrar, retener o reducir el financiamiento anual y las matrículas subvencionadas. La agencia tendrá nuevamente la oportunidad de apelar.

Se les pide a los concesionarios que revisen la Guía del usuario para la matrícula en el HSES para garantizar informes precisos.

Por favor, dirija cualquier pregunta con respecto a este IP a su Oficina Regional.

Gracias por su labor en favor de los niños y las familias.

/ Dra. Deborah Bergeron /

Dra. Deborah Bergeron
Directora
Oficina de Head Start