El programa Head Start es un modelo a nivel nacional en el campo del cuidado y la educación en la primera infancia (ECE, sigla en inglés) para proporcionar servicios de alta calidad a los niños y las familias que más lo necesitan. Los programas Head Start ofrecen servicios integrales y promueven el progreso en los resultados del aprendizaje temprano de los niños en comunidades con escasos recursos, además de apoyar resultados familiares positivos.

La Oficina de Head Start (OHS) reconoce que las necesidades de una comunidad cambian con el tiempo por varias razones. Entre ellas, cambios durante y después de un desastre o de una crisis de salud pública, cambios en la disponibilidad de recursos comunitarios de los que se depende para brindar los servicios del programa y cambios en la ubicación geográfica de los niños y las familias elegibles. La Sección 640(g)(3) de la Ley de Head Start (la Ley) permite que los programas propongan una reducción de su matrícula subvencionada para mantener la calidad de los servicios. Además, la Sección 645(a)(5) permite que un programa convierta los cupos de Head Start en cupos de Early Head Start para satisfacer mejor las necesidades de la comunidad. Del mismo modo, la Sección 640(f)(2) de la Ley permite que los programas conviertan cupos de medio día en cupos de día completo de trabajo para satisfacer las necesidades de la comunidad.

Las solicitudes para reducir las matrículas subvencionadas o convertir los cupos de Head Start en cupos de Early Head Start se consideran solicitudes de cambio en el alcance y requieren aprobación previa de la OHS. Los destinatarios pueden presentar una solicitud de cambio en el alcance a través de una solicitud de continuación o como una enmienda a la solicitud por separado, en el Head Start Enterprise System (HSES, sigla en inglés). Las solicitudes de cambio en el alcance deben enviarse un mínimo de 90 días antes de la fecha de implementación planificada. Este Memorando de Información (IM, sigla en inglés) ofrece orientaciones adicionales para la formulación y el envío de estas solicitudes.

Las conversiones y reducciones de matrículas son ajustes permanentes a las matrículas subvencionadas. Por lo tanto, la decisión de solicitar una reducción o conversión debe basarse en cambios reales en la comunidad y en ajustes del programa necesarios para mantener un programa de alta calidad con personal cualificado, respaldado por datos y necesidades documentadas, y no basado en cambios que se espera que ocurran. Cuando se vaya a considerar una solicitud de cambio en el alcance, es importante tener en cuenta las asociaciones y los recursos comunitarios en el área de servicio, las metas a corto y largo plazo y la sostenibilidad del programa. Los programas deben demostrar que su solicitud de cambio en el alcance está basada en datos y explicar cómo los cambios solicitados mejorarán la calidad de los servicios para niños y familias, satisfarán mejor las necesidades de la comunidad, apoyarán al personal y promoverán un programa sostenible.

Qué se debe considerar antes de solicitar una conversión o reducción de matrículas

Antes de enviar una solicitud de conversión o reducción de matrículas, los destinatarios deben considerar, como mínimo, lo siguiente.

Evaluación de la comunidad

Los programas deben hacer una evaluación de la comunidad al menos una vez durante el período de subvención de cinco años y deben revisarla y actualizarla anualmente para reflejar cualquier cambio significativo. Cuando se vaya a considerar una solicitud de cambio en el alcance, es esencial demostrar cómo los cambios propuestos satisfarán mejor las necesidades de los niños y las familias elegibles y tener en cuenta las fortalezas y los recursos de la comunidad.

Autoevaluación anual, planes de mejora del programa y supervisión continua

Como se describe en 45 CFR §1302.102(a-b), los programas deben realizar una autoevaluación anual para evaluar: el progreso en el cumplimiento de las metas establecidas por el programa y determinadas por la agencia, el cumplimiento de las Normas de Desempeño del Programa Head Start (HSPPS, sigla en inglés) y la eficacia del desarrollo profesional y los sistemas de participación de la familia para mejorar la preparación escolar de los niños en correspondencia con el Marco de Head Start sobre los resultados del aprendizaje temprano de los niños. Los datos recopilados deben usarse para la mejora constante, incluido el desarrollo y la implementación de planes de mejora del programa para fortalecer cualquier área de necesidad detectada (45 CFR §1302.102(b-c)). También se exige que los programas implementen un sistema con procedimientos para la supervisión continua del cumplimiento de los requisitos del programa en el que se recopilen datos que sirvan de guía al proceso. Los programas deben usar datos tanto de la autoevaluación anual como de la supervisión continua, junto con otros datos del programa, para que sirvan de guía a sus planes de mejora del programa.

Dotación de personal y capacitación

Los programas deben tener en cuenta las necesidades de personal y de capacitación para el diseño de su programa propuesto, incluida la compensación necesaria y los apoyos del personal para implementar un programa sostenible de alta calidad. Una fuerza laboral estable, saludable, altamente calificada y bien remunerada es vital para ofrecer unos servicios de la más alta calidad que promuevan el desarrollo de los niños y apoyen a las familias. Los programas deben considerar la disponibilidad de personal cualificado en su comunidad y los tipos de capacitación, educación, compensación y apoyos necesarios para atraer y retener al personal. Usted puede encontrar más orientaciones sobre estrategias para apoyar a la fuerza laboral de Head Start en el ACF-IM-HS-22-06 Estrategias para estabilizar la fuerza laboral de Head Start. Se espera que los programas usen sus datos sobre el personal, la matrícula y la prestación de servicios para que sirvan de guía a los cambios en apoyo a una fuerza laboral de alta calidad sin reducir la calidad de los servicios que reciben los niños y las familias.

Estudio de comparabilidad de salarios

Los programas realizan estudios de comparabilidad de salarios para evaluar y establecer tasas de remuneración justas y apoyar el cumplimiento de la Sección 653 de la Ley. Los estudios de comparabilidad de los salarios comparan las tasas de compensación de los empleados actuales de Head Start y las escalas salariales para puestos en el programa con la remuneración pagada por servicios comparables en el área de servicio u otras áreas vecinas, incluidos los salarios del personal de ECE y de las escuelas primarias. Si usted está solicitando un cambio en el alcance con el propósito de liberar fondos para aumentar la remuneración del personal, la solicitud del programa debe estar respaldada por las conclusiones del estudio de comparabilidad de los salarios o por datos actuales sobre salarios comparables en la comunidad o desafíos documentados para llenar vacantes que afecten la capacidad del programa para brindar servicios de alta calidad. Los programas deben centrarse en puestos para los cuales los desafíos de personal sean más apremiantes y que estén afectando la capacidad del programa para ofrecer servicios de alta calidad a las matrículas subvencionadas. Las investigaciones han demostrado que existen disparidades étnicas y raciales en cuanto a la remuneración en el campo de la ECE, por lo que se alienta a los programas a considerar cuestiones de equidad en la remuneración y los beneficios del personal.

Modelo de prestación de servicios

Cuando se propongan cambios al modelo de prestación de servicios existente, es fundamental que el proceso esté basado en datos y parta de información procedente de las evaluaciones de la comunidad, las autoevaluaciones anuales, los planes de mejora del programa, la supervisión continua, los estudios de comparabilidad de los salarios, la matrícula y otros datos internos y externos pertinentes. Los programas deben revisar cuidadosamente los datos relacionados con la matrícula y el reclutamiento de familias, los cambios demográficos en su comunidad, la distribución geográfica de la pobreza en el área de servicio y otros factores que presenten desafíos para satisfacer las necesidades de la comunidad o para brindar servicios de alta calidad. Luego, los programas deben revisar el diseño del programa propuesto para asegurarse de que cualquier cambio solicitado en los servicios y recursos contribuya a satisfacer las necesidades de los niños y las familias en su comunidad y aborde los problemas subyacentes que causan los desafíos detectados.

También se debe considerar la duración del servicio, ya que las investigaciones han demostrado la importancia de más horas de educación de alta calidad y de servicios de desarrollo para lograr resultados significativos en los niños y preparar a los niños para el éxito en la escuela. Los programas que operan durante más horas también pueden apoyar mejor la educación de los padres, la capacitación laboral y las oportunidades de empleo. Los programas que recibieron financiamiento para aumentar la duración del servicio en los años fiscales 2016 o 2018 deben demostrar que no están eliminando, convirtiendo o reduciendo la duración de los servicios a los cupos de matrícula respaldados por un financiamiento de duración. Le recordamos que los programas Head Start basados en el centro están obligados a ofrecer al menos 1,020 horas anuales de servicio durante un período de al menos ocho meses al año para al menos el 45 % de su matrícula basada en el centro. Los programas de cuidado infantil familiar y los programas de Early Head Start basados en el centro están obligados a proporcionar al menos 1,380 horas anuales de servicio para el 100 % de sus cupos de matrícula. Estos requisitos se encuentran en las HSPPS en Estructura del programa, 45 CFR §1302 Subparte B.

Estructura del personal administrativo y de supervisión

Los programas deben evaluar cuidadosamente cómo los cambios propuestos al diseño del programa afectarán la estructura administrativa y de supervisión. Dependiendo del cambio propuesto y del tamaño general de la organización, los puestos que no ofrezcan servicios directos en el aula pueden ofrecer la oportunidad de eliminarse o combinarse con otros puestos con un impacto mínimo en la calidad y las operaciones del programa. Los programas también deben revisar la razonabilidad del porcentaje de compensación de cada personal administrativo que se está cargando a la subvención y asegurarse de que el porcentaje se corresponda con la cantidad de tiempo que esa persona está involucrada en asuntos de Head Start o Early Head Start.

Los destinatarios con tasas de costos indirectos deben asegurarse de que los programas Head Start y Early Head Start se beneficien plenamente de cualquier costo cargado a la subvención, utilizando estas tasas. Le recordamos que cumplir con la limitación de costos administrativos del 15 % no significa, en sí mismo, que no haya costos administrativos que puedan reducirse. Si va a proponer ajustes salariales para el personal administrativo o de supervisión, incluya una justificación y enumere los salarios anuales y el monto que se carga a la subvención.

Equidad

Se alienta a los programas a considerar cuidadosamente cómo los resultados de la solicitud propuesta afectarán a diferentes grupos demográficos. Esto incluye a aquellas poblaciones históricamente marginadas, como personas de raza negra, latinos, indígenas e indios estadounidenses, asiaticoamericanos e isleños del Pacífico, y otras personas que no son de raza blanca; niños que enfrentan carencia de hogar; niños en cuidado adoptivo temporal o bajo el cuidado de parientes; niños con discapacidades; y niños que aprenden en dos idiomas. Además, los programas deben considerar si el diseño del programa propuesto mejorará o exacerbará las disparidades existentes y cómo el diseño del programa propuesto será percibido por las diferentes poblaciones dentro de su área de servicio. Se alienta a los programas a que, siempre que sea posible, incluyan en el proceso de toma de decisiones a aquellos que se verán afectados por los cambios en el programa.

Presupuesto en curso

Cuando los programas vayan a considerar una solicitud de cambio en el alcance, primero deben tener en cuenta su visión y sus metas para los servicios y elaborar un presupuesto en consecuencia. Luego, el destinatario de la subvención debe evaluar el diseño y la matrícula que tiene actualmente su programa para determinar qué ajustes programáticos y presupuestarios se necesitan para lograr esa visión. Se deben evaluar las consideraciones de los costos anticipados del programa para las operaciones anuales, las opciones del programa, los requisitos de personal y proporción, así como las diferencias en equipos y suministros. Las proporciones de dotación de personal deben garantizar que se cumpla con las HSPPS. En el caso de los puestos de dotación de personal que no tengan proporciones obligatorias, deberá incluir la base lógica a la que usted ha recurrido para determinar los equivalentes a tiempo completo necesarios para esos puestos. Además, deberá presentarse una descripción detallada del presupuesto que justifique los cambios dentro de cada categoría y entre cada una. Como siempre, los gastos propuestos serán evaluados por su razonabilidad y permisibilidad y por la medida en que respalden unos servicios de alta calidad.

Cómo enviar una solicitud de cambio en el alcance

Las solicitudes de cambio en el alcance deben enviarse como parte de una solicitud de continuación o como una enmienda por separado a la solicitud para el cambio en el alcance en el HSES, como mínimo 90 días antes de la fecha de implementación planificada. Sin embargo, se recomienda encarecidamente a los programas que trabajen estrechamente con su Oficina Regional durante la planificación y la formulación de la solicitud. Esto garantizará que la propuesta y la solicitud cumplan con todos los requisitos antes de enviar oficialmente la solicitud.

Todos los cambios en las solicitudes de alcance deben incluir los horarios completos del programa, las descripciones de la solicitud y las descripciones detalladas del presupuesto. Las solicitudes de cambio en el alcance deben demostrar que el diseño del programa propuesto brindará la gama completa de servicios de acuerdo con 45 CFR §1302.20(b). Además, el diseño del programa solicitado deberá apoyar eficazmente el desarrollo y el progreso apropiados en los resultados del aprendizaje temprano de los niños como se describe en Servicios del programa para la educación y desarrollo infantil, 45 CFR §1302 Subparte C. Las descripciones del programa y del presupuesto para las conversiones de Head Start a Early Head Start deben abordar todos los elementos descritos en 45 CFR §1302.20(c) y las Instrucciones para la solicitud de subvenciones de Head Start. Se requieren las aprobaciones del cuerpo directivo o del Consejo tribal y del Consejo de políticas antes de presentar una solicitud de cambio en el alcance. Todas las solicitudes de cambio en el alcance están sujetas a la aprobación de la OHS. La información adicional que describe las preguntas esenciales y los datos que se deben considerar como parte de la planificación y la formulación de las solicitudes de conversión y reducción de matrículas se detalla en el Apéndice sobre la conversión y reducción de matrículas.

Si tiene alguna pregunta sobre este IM, comuníquese con su Oficina Regional. Gracias por su labor en favor de los niños y las familias.

Atentamente,

/ Katie Hamm /

Katie Hamm
Directora interina
Oficina de Head Start