Esta Instrucción del Programa (PI, sigla en inglés) describe el proceso para solicitar fondos de recuperación de desastres para los programas Head Start y Early Head Start, incluido el reemplazo de propiedades e instalaciones dañadas o destruidas como resultado de los huracanes Ian y Fiona. Esta PI también tiene como objetivo ayudar a los cuerpos directivos y al personal administrativo clave a determinar el tipo de asistencia y la cantidad de fondos de recuperación que se necesitan.

El 29 de diciembre de 2022, el presidente Biden firmó la Ley de Asignaciones Consolidadas de 2023 (H.R. 2617, en inglés). Esta Ley destina $345,000,000 en financiamiento de emergencia "para gastos necesarios directamente relacionados con las consecuencias de los huracanes Ian y Fiona, incluidas las actividades autorizadas de conformidad con la sección 319(a) de la Ley de Servicios de Salud Pública".

La Administración para Niños y Familias (ACF, sigla en inglés) tiene la autoridad para adjudicar los fondos hasta el 30 de septiembre de 2027, pero esta terminará cuando se hayan otorgado todos los fondos.

El alcance de la interrupción de los servicios y daños a las propiedades que tuvo lugar como consecuencia de estos desastres es muy variado. La Oficina de Head Start (OHS) reconoce que no podemos prever todas las circunstancias en las que podrían necesitarse fondos para desastres a fin de garantizar que los servicios se restablezcan. Es posible que las necesidades de recuperación de los desastres no reflejen plenamente la forma en que se prestaban los servicios antes de los desastres, pero responderán a las necesidades actuales de la comunidad.

La OHS les recuerda a los destinatarios de la subvención que incluso cuando las instalaciones sean inoperables, el personal del programa puede apoyar a las familias para satisfacer sus necesidades básicas, como por ejemplo: nutrición, salud y apoyo a la salud mental y cuidados alternativos para sus hijos (ACF-IM-HS-19-01). Se anima a los programas que tienen instalaciones operables que permitan acceso supervisado a las familias desplazadas de Head Start a tales instalaciones, incluyendo las cocinas, áreas de descanso/siesta, salas de computación, baños, lavaderos y fuentes de energía para recargar los teléfonos y otros dispositivos de comunicación. Se anima también a que los destinatarios de subvenciones apoyen a las familias para que estas accedan a los sistemas de ayuda locales, estatales y federales y aprovechen sus asociaciones y recursos comunitarios para apoyar otros esfuerzos de socorro.

Solicitudes de financiamiento

Los destinatarios de subvenciones deben realizar una evaluación integral de las necesidades programáticas y comunitarias que tenga en cuenta los impactos inmediatos, provisionales y a largo plazo, y los costos relacionados como consecuencia de estos desastres. El lenguaje de las solicitudes debe definir claramente cuáles de las siguientes categorías de financiamiento se incluyen en la solicitud:

1. Instalaciones
2. Materiales, suministros y equipos
3. Operaciones del programa
4. Servicios adicionales de nutrición, salud, salud mental y dental
5. Capacitación y Asistencia Técnica (TTA, sigla en inglés)
6. Gastos para la recuperación de desastres incurridos antes de que estuvieran disponibles los fondos de conformidad con la Ley

Cada actividad propuesta para una subvención deberá exponer claramente los plazos para su ejecución y terminación. Los plazos de término de proyectos, incluidas las actividades principales de cada fase, deben establecerse en forma explícita en la solicitud. Hemos proporcionado una breve descripción de cada área para ayudar a los programas a preparar las solicitudes de financiamiento.

1. Instalaciones
Pueden solicitarse fondos de recuperación ante desastres para cubrir los costos relacionados con las reparaciones, renovaciones, compra y construcción de instalaciones. También pueden enviarse solicitudes de fondos para cubrir los gastos de planificación, incluidas las evaluaciones, los servicios de arquitectura e ingeniería y las solicitudes de licitaciones. Los destinatarios de subvenciones deben hacer una evaluación exhaustiva de sus necesidades de instalaciones temporales y a largo plazo, incluidas las áreas de juego al aire libre. Los daños estructurales y los problemas ambientales que no se identifiquen y aborden adecuadamente pueden significar un peligro y un riesgo para la salud, aunque hayan pasado meses desde que ocurrieron los daños. Animamos a los programas a que consideren recurrir a los servicios de un ingeniero civil, arquitecto y asesor del medio ambiente durante la fase de evaluación para que puedan determinarse todos los costos necesarios, como por ejemplo para solucionar problemas de moho y humedad, y garantizar la restauración total del lugar. Estos fondos deben utilizarse para hacer reparaciones de infraestructura y renovaciones para que las instalaciones sean más resistentes al clima en caso de futuros desastres.

Los programas deben tener en cuenta los gastos que implica cumplir con los códigos de construcción actuales. Todo el trabajo en las instalaciones dentro del ámbito de las Normas de Desempeño del Programa Head Start (HSPPS, sigla en inglés) en Instalaciones, 45 CFR §1303, Subparte E debe contar con una solicitud, según se exige, y todos los proyectos deben cumplir con las regulaciones de construcción, requisitos y códigos correspondientes. Los destinatarios de la subvención no deben usar los fondos solicitados para costos reembolsados por la Agencia Federal para el Manejo de Emergencias (FEMA, por sus siglas en inglés), por un contrato de seguro o por un autoseguro.

Tenga en cuenta lo siguiente: Los destinatarios de subvenciones de la ACF que compren, construyan o renueven instalaciones con los fondos de Head Start deberán enviar el SF-429 Informe de la situación de los bienes inmuebles y anexos. Por tanto, además de la solicitud 1303 para pedir fondos de recuperación ante desastres, deberá enviarse el SF-429-B, Solicitud para adquirir, mejorar o amueblar el sistema de Recopilación de datos en línea. Véanse los Requisitos a discreción después de una adjudicación (Discretionary Post-Award Requirements, en inglés), el ACF-PI-HS-17-03 Presentación electrónica del formulario estándar sobre bienes inmuebles (SF)-429 y anexos, y los requisitos administrativos correspondientes, 45 CFR §75.318 (en inglés) y §75.343 (en inglés) si desea más información. También, antes de que un destinatario de subvenciones pueda solicitar fondos para comprar, construir o renovar una instalación de conformidad con el 45 CFR §1303.44, deberá demostrar, entre otras cosas, que la compra, construcción o renovación considerable que ha sido propuesta es necesaria porque la ausencia de instalaciones adecuadas en el área de servicio del destinatario de la subvención limitaría las operaciones del programa (45 CFR §1303.42(a)(1),(b)).

2. Materiales, suministros y equipos
Algunos destinatarios de subvenciones han reportado grandes pérdidas en materiales, suministros, muebles y equipos. Los programas deben realizar una revisión minuciosa de cada centro afectado para garantizar que las solicitudes de financiamiento cubran todos los gastos en los que tendrían que incurrir para reemplazar vehículos dañados o perdidos, equipos, materiales, muebles y suministros. Las revisiones de las pérdidas del programa deben incluir las áreas de juego al aire libre, las cocinas, las oficinas administrativas y del programa y cualquier otra área de servicio. Los programas también pueden solicitar vehículos, equipos, materiales, muebles y los suministros necesarios que les permitan ofrecer servicios temporales o actividades en las instalaciones hasta que los servicios del programa puedan restablecerse en su totalidad. Las compras de equipos tal como se definen en 45 CFR §75.2 (en inglés) requieren aprobación previa por escrito de conformidad con 45 CFR 75.308(c)(1)(xi) (en inglés).

3. Operaciones del programa
Algunas familias pueden haberse mudado como consecuencia de los huracanes Ian y Fiona. Otras siguen en su comunidad, pero puede ser que hayan tenido que irse de sus casas. Muchas más familias podrían estar experimentando carencia de hogar que antes de los huracanes, por lo que los programas deben hacer todo lo posible para valorar las necesidades de servicio inmediatas y actuales de las comunidades que se encuentran en su área de servicio.

Los programas deben tener en cuenta los servicios basados en el hogar, las sesiones dobles y el aumento de las horas diarias o de días al año para poder satisfacer las necesidades de la comunidad. Por ejemplo, en la sesión doble se pueden ofrecer servicios a más niños de manera temporal; sin embargo, extender los días y ofrecer servicio en verano puede ser una mejor opción para satisfacer las necesidades de continuidad de los niños que estén experimentando carencia de hogar o se encuentren en una vivienda temporal. También podría ser necesario reducir la proporción maestro-niño para aumentar el número de maestros por aula con el fin de apoyar en forma apropiada los horarios cambiantes de los programas, la transición de los servicios o para responder más adecuadamente a las necesidades de los niños y las familias que necesitan apoyo adicional. Los programas deberían considerar la gama completa de servicios y apoyos a las familias que sean necesarios para respaldar o suplementar las operaciones del programa, incluido ofrecer transporte a los niños si hasta ese momento no lo habían hecho.

4. Servicios adicionales de nutrición, salud, salud mental y dental
Los niños, las familias y el personal se han visto perturbados y estresados debido a los huracanes Ian y Fiona. En algunas áreas, puede que las casas todavía no tengan servicio eléctrico o agua potable. Puede ser que las familias no puedan satisfacer a plenitud sus necesidades nutricionales y de salud bajo esas circunstancias. Las condiciones después de un desastre también hacen que aumente el riesgo de infección y se propaguen enfermedades. Los programas deben considerar qué medidas pueden tomar, en conjunto con los socios comunitarios, para abordar las necesidades de salud, salud mental y dental, y las necesidades relacionadas con la nutrición como resultado de los desastres. Para ello podrían emplear o contratar a médicos calificados que puedan trabajar en los centros directamente con los niños, las familias y el personal. Los programas también podrían concluir que necesitan emplear a personal adicional, como consultores, trabajadores sociales de la familia, u otro personal docente, que puedan brindar servicios especializados de salud, salud mental, servicios dentales y de nutrición a corto plazo para apoyar la recuperación de niños, familias y personal después de un desastre.

5. Capacitación y Asistencia Técnica (TTA)
La OHS reconoce que cada programa ha aprendido bastante después de haber experimentado desastres recientes, incluidos los huracanes Ian y Fiona. Cada uno de ellos ha identificado acciones y estrategias necesarias para fortalecer y crear procedimientos de respuesta ante emergencias, capacidad de personal, instalaciones y desarrollo profesional. Esta es una buena oportunidad para que los programas locales colaboren con las organizaciones de ayuda y otros programas para la primera infancia en sus comunidades. Si se solicitan fondos de TTA conforme a la Sec. 648(d) de la Ley de Head Start, los destinatarios de subvenciones deben establecer claramente las actividades en las que se utilizarán los fondos.

6. Gastos de recuperación ante desastres en los que se haya incurrido antes de que estuvieran disponibles los fondos de conformidad con la Ley
La OHS les da flexibilidad a los destinatarios de subvenciones para que modifiquen su presupuesto operativo y puedan utilizar los fondos operativos para comenzar con las actividades de recuperación después del desastre. Los destinatarios de subvenciones pueden solicitar los fondos de recuperación ante desastres y usarlos como reembolso para aquellos gastos necesarios que estén directamente relacionados con las consecuencias de los desastres y que hayan sido pagados con anterioridad con los fondos operativos si dichos fondos se necesitan para las operaciones del programa del año en curso. Los fondos de recuperación ante desastres pagados como reembolso no son fondos sin restricciones y deben usarse para gastos autorizados del programa o para gastos en la recuperación del desastre.

Cuando envíen las solicitudes de financiamiento de recuperación ante desastres, los destinatarios de subvenciones deben explicar de qué forma los fondos están relacionados con las consecuencias del desastre. También deben presentar garantía de que los fondos solicitados no se usarán para costos reembolsados por FEMA, conforme a un contrato de seguro o por un autoseguro.

Información y restricciones de la adjudicación

Los destinatarios de subvenciones elegibles recibirán los fondos de recuperación para desastres como una adjudicación de la subvención aparte de la subvención base para las operaciones de Head Start y Early Head Start. Las adjudicaciones de recuperación ante desastres no se incluyen en el cálculo de la subvención base del destinatario de la subvención para los años fiscales sucesivos. Tampoco están sujetos al requisito de asignación de la Sec. 640(a) de la Ley de Head Start. Los fondos de recuperación ante desastres deben ser adjudicados por la OHS antes del 30 de septiembre de 2027. Durante el período de disponibilidad de financiamiento, los destinatarios de subvenciones pueden solicitar los fondos de recuperación ante desastres que necesitan de una vez o hacer solicitudes sucesivas de los fondos que se necesitan.

A menos que la Oficina de Gerencia y Presupuesto haya aprobado una exención y se emita un período de proyecto más largo para una subvención específica por parte de la OHS, los destinatarios de subvenciones deben agotar todos los fondos de recuperación ante desastres dentro de los 36 meses siguientes a la fecha de la adjudicación. Los fondos que no se agoten deben ser devueltos al Departamento de Salud y Servicios Humanos de Estados Unidos.

Si los fondos de recuperación ante desastres de la OHS se utilizan para financiar un gasto elegible pagado posteriormente por FEMA, por un seguro comercial o por un autoseguro, el recibo de los ingresos debe ser reportado a la OHS y el pago recibido debe ser reembolsado a la OHS.

La OHS seguirá de cerca las adjudicaciones de subsidios de recuperación ante desastres. Asimismo, la OHS requerirá que se realicen informes del contenido y la frecuencia. Es posible que se hagan visitas al lugar antes de que se gaste el dinero en ciertas actividades financiadas. Todos los destinatarios de subvenciones deberán enviar informes financieros y programáticos de las actividades y gastos financiados con la recuperación ante desastres.

Además de toda la información incluida en esta PI, los destinatarios de subvenciones también deben cumplir con todos los términos y condiciones del otorgamiento de la subvención.

Envío de las solicitudes de financiamiento

Todas las solicitudes de financiamiento de recuperación ante desastres se realizarán a través del sistema Head Start Enterprise System (HSES, sigla en inglés). En primer lugar, los destinatarios de subvenciones que tengan la intención de solicitar fondos de recuperación ante desastres deben presentar una solicitud en la pestaña Correspondencia de su subvención regular en el HSES para que el sistema cree un número de subvención temporal. El servicio de asistencia del HSES les enviará un aviso a los destinatarios de subvenciones cuando se haya creado su número de subvención temporal. Entonces, los destinatarios de subvenciones podrán enviar sus solicitudes de financiamiento de recuperación ante desastres a través de la pestaña Solicitud con este nuevo número de subvención temporal. Una vez otorgada, la subvención temporal se convertirá en una subvención permanente en HSES. Los destinatarios de subvenciones no están limitados a una sola solicitud y pueden solicitar números de subvenciones temporales adicionales si es necesario.

Las solicitudes de fondos de recuperación ante desastres deben incluir los siguientes formularios estándares (en inglés) y documentos complementarios:

• SF-24 Solicitud de ayuda federal.
• SF-424A Información sobre el presupuesto—Programas de no construcción (en inglés).
• Un lenguaje que describa el uso propuesto para los fondos. Todas las actividades y proyectos deben indicar la relación con un desastre cubierto e incluir un plazo que indique claramente cuándo se realizarán o tendrán lugar actividades o etapas importantes del proyecto y cuándo se completará el proyecto o actividad en su totalidad.
• Las decisiones del cuerpo directivo y del Consejo de políticas, incluidas las actas de reuniones.
• Si está solicitando fondos para una renovación considerable, construcción o compra de instalaciones, también deberá enviar:
  • El formulario SF-429, Informe del estado del bien inmueble—Página de presentación con anexo B.
    • Lea las instrucciones para el envío.
  • Una solicitud que cumpla con todos los requisitos de conformidad con la Subparte E Instalaciones, 45 CFR §1303 de las HSPPS.

No se requieren fondos de contrapartida no federales para estos fondos de recuperación por desastre. SF-424-A Sección C, Recursos no federales, debe indicar $0. Dependiendo del uso propuesto para los fondos, puede ser que se exija más información sobre el proyecto o actividad.

A principios de abril habrá más información sobre el proceso para presentar una solicitud de financiamiento. Mientras tanto, comuníquese con OHSDisasterRecovery at acf dot hhs dot gov y con los especialistas de su programa y especialistas en subvenciones. Tenemos el compromiso de apoyarlo durante este período de reconstrucción y restauración.

Gracias por su labor en favor de los niños y las familias.

/ Khari M. Garvin /

Khari M. Garvin
Director
Oficina de Head Start