El 21 de mayo de 2020, la Oficina de Head Start (OHS) publicó el Memorando de Información (IM, sigla en inglés) Flexibilidades fiscales por la enfermedad por coronavirus 2019 (COVID-19) ACF-IM-HS-20-03. En este se describe cómo la OHS aplicaría cada disposición del IM-ACF-OA-2020-01 de la Administración para Niños y Familias (ACF, sigla en inglés) Flexibilidades de las subvenciones de la ACF para la realización de actividades de servicio humano relacionadas con o afectadas por el COVID-19. El IM-ACF-OA-2020-01 ha sido revocado.

El 19 de marzo de 2021, la Oficina de Gerencia y Presupuesto emitió directrices administrativas para la ayuda: M-21-20 Apéndice 3 – Flexibilidades con la ayuda en caso de desastre para reducir la carga de asistencia financiera (en inglés). Este memorando describe las flexibilidades y exenciones que afectan las solicitudes de subvención, las extensiones sin costo, la extensión de ciertos plazos, adquisiciones, aprobaciones previas y los envíos de auditoría única. A continuación se muestra una lista actualizada de las flexibilidades actuales e información sobre cómo la OHS está implementando cada disposición. Este IM reemplaza a ACF-IM-HS-20-03.

Flexibilidad con la inscripción/recertificación en el Sistema de Gestión de Subvenciones (SAM, sigla en inglés) 45 CFR §75.205 (en inglés); 2 CFR §200.206 (en inglés)

La OHS aceptará solicitudes de entidades que no tengan un número SAM. Sin embargo, a los 60 días siguientes a la fecha de solicitud o para la fecha en que se conceda la adjudicación, lo que suceda primero, el adjudicatario deberá haber obtenido un número de SAM. Esta flexibilidad se aplicará a las solicitudes presentadas y a las adjudicaciones otorgadas hasta el 30 de septiembre de 2021, sujetas a ajustes a discreción de la OHS.

Extensiones sin costo para las adjudicaciones a punto de caducar. 45 CFR §75.308 (en inglés); 2 CFR §200.308 (en inglés)

Los concesionarios de Head Start pueden solicitar extensiones sin costo para las adjudicaciones a punto de caducar si las solicitudes no superan los 11 meses a partir de la fecha de finalización del período del proyecto, incluidas las extensiones anteriores. Los concesionarios deben presentar solicitudes de extensión sin costo a su funcionario regional de gestión de subvenciones tan pronto como sea posible para dar tiempo para el procesamiento y la emisión de un aviso de adjudicación modificado.

Las aprobaciones de extensiones sin costo también se considerarán para las adjudicaciones a punto de caducar cuando se necesite un tiempo adicional para la transición de servicios y activos del programa, incluidos los bienes inmuebles, a un concesionario de reemplazo designado como sucesor de parte o de la totalidad del área de servicio de un concesionario como resultado de un concurso en el Sistema de Renovación de las Designaciones (DRS, sigla en inglés), pérdida de financiamiento de la OHS o renuncia del concesionario a una adjudicación.

Autorización de costos que normalmente no se imputan a las adjudicaciones. 45 CFR §75.403 (en inglés), 45 CFR §75.404 (en inglés), 45 CFR §75.405 (en inglés), 45 CFR Parte 75 Subparte E – Principios de costo (en inglés); 2 CFR §200.403 (en inglés), 2 CFR §200.404 (en inglés), 2 CFR §200.405 (en inglés), 2 CFR Parte 200 Subparte E – Principios de costo (en inglés)

La OHS reconoce que la prestación de servicios de Head Start y Early Head Start, incluidos los apoyos a las familias, durante la pandemia por el COVID-19 es a la vez desafiante y compleja, especialmente cuando muchas familias están aisladas y pueden haber experimentado pérdida de empleo, desalojo e inseguridad alimentaria. La OHS entiende que los costos que son necesarios y razonables para el desempeño de las adjudicaciones de Head Start durante estos tiempos sin precedentes pueden ser muy diferentes a los costos permitidos durante las operaciones normales. Las condiciones en las comunidades a nivel local también pueden variar dentro de un estado y de un estado a otro. Se espera que los concesionarios utilicen un juicio prudente y su conocimiento de las poblaciones a las que proveen servicios y de los datos de las comunidades para determinar qué gastos son necesarios y razonables para mantener servicios integrales y, tan pronto como sea posible, retomar los servicios integrales presenciales, con la reapertura de los centros. Los concesionarios deben documentar las razones por las que los costos en los que han incurrido son necesarios, razonables y asignables a la respuesta del programa al COVID-19 en beneficio de los niños inscritos y sus familias.

Solicitudes de continuación no competitivas abreviadas. 45 CFR §75.309 (en inglés); 2 CFR §200.309 (en inglés)

La OHS está aceptando información de contenido abreviada en apoyo a las solicitudes de continuación que vencen entre el 1 de abril y el 31 de diciembre de 2021. Los concesionarios que soliciten una continuación de adjudicación no competitiva durante el período indicado deben completar el presupuesto y las tablas de planificación en el Sistema Head Start Enterprise (HSES, sigla en inglés), y presentar solo una justificación presupuestaria (Sección II) para el documento de Contenido de solicitud y justificación presupuestaria. Los solicitantes también deben completar cualquier otra pestaña correspondiente en el HSES, con documentos suplementarios. Las orientaciones en torno a las solicitudes de exención de fondos de contrapartida no federales y las aprobaciones del cuerpo directivo y del Consejo de políticas están cubiertas en la sección Exenciones y otras flexibilidades de este IM. La presentación de la información indicada resume la intención del solicitante de reanudar o restablecer las actividades del proyecto y aceptar la adjudicación de continuación una vez emitida.

Requisitos para las exenciones de aprobación previa. 45 CFR §75.407 (en inglés); 2 CFR §200.407 (en inglés)

Los concesionarios pueden utilizar fondos de sus actuales adjudicaciones operativas para responder a los efectos del COVID-19 y para recuperarse. Todos los costos imputados a las adjudicaciones federales deben ser coherentes con las pautas de la política de adjudicaciones federales y los términos de la adjudicación, salvo que se especifique otra cosa en este IM. Para los gastos necesarios para responder al COVID-19, los concesionarios de la OHS pueden utilizar las siguientes exenciones de requisitos de aprobación previa.Estas exenciones están vigentes hasta que el memorando M-21-20 de la OMB expire o se rescinda.

• Aprobación previa para la compra de equipos (45 CFR 75.308(c)(1)(xi) (en inglés)). Los concesionarios pueden comprar el equipo necesario para responder al COVID-19 con un valor de hasta $25,000 sin la aprobación previa de la ACF.
• Modificaciones presupuestarias (45 CFR 75.308(e) (en inglés)). Con el fin de permitir a los concesionarios más flexibilidad para gastar fondos según sea necesario para responder al COVID-19 y, cuando sea posible, pasar rápidamente a volver a abrir los centros cerrados, se exime de aprobación previa para transferencias presupuestarias entre categorías de costos directos por un monto agregado que no exceda $1 millón.
• Adquisiciones por propuestas no competitivas (45 CFR 75.329(f)(2) (en inglés)). La OHS reconoce que el COVID-19 ha creado una emergencia pública para todos los concesionarios. Las solicitudes competitivas pueden dar lugar a retrasos que afecten la capacidad de un concesionario para responder o para recuperarse del COVID-19. La OHS autoriza a los concesionarios a realizar compras de fuente única para obtener bienes y servicios necesarios para la respuesta y recuperación del COVID-19.

Exención de ciertos requisitos de adquisiciones. 45 CFR §75.328 (en inglés); 2 CFR §200.319(b) (en inglés)

Según proceda, la OHS renunciará a los requisitos de adquisiciones relacionados con las preferencias geográficas. Los concesionarios deben mantener los registros y documentación apropiados para respaldar cualquier cargo a una adjudicación federal.

Extensión para informes financieros y otros informes. 45 CFR §75.328 (en inglés), 45 CFR §75.342 (en inglés), 45 CFR §75.342(d)(1) (en inglés); 2 CFR §200.328 (en inglés), 2 CFR §200.329 (en inglés), 2 CFR §200.329(e)(1) (en inglés)

Los concesionarios de la OHS pueden solicitar retrasar la presentación de informes financieros, de desempeño y otros informes por un máximo de tres meses después de la fecha habitual del plazo. Los concesionarios pueden seguir utilizando fondos federales sin la presentación de estos informes en el plazo previsto. Sin embargo, estos informes deben presentarse al final del período de extensión. Además, los concesionarios deben continuar presentando informes sobre el estado del centro abierto/cerrado e informes de información sobre la matrícula sin aplazamiento.

Extensión de la clausura. 45 CFR §75.381 (en inglés); 2 CFR §200.344 (en inglés)

Los concesionarios de la OHS con períodos de proyecto que terminan entre el 1 de abril y el 31 de diciembre de 2021 pueden solicitar un retraso de hasta un año para la presentación de los informes financieros, de desempeño u otros informes pendientes requeridos por los términos de su adjudicación. Para solicitar una extensión, los concesionarios deben presentar una solicitud por escrito al funcionario que gestiona las subvenciones a nivel regional, indicando para qué informe financiero, de rendimiento u otros informes se está solicitando una extensión y la duración de la extensión solicitada. Las prórrogas generalmente se darán en incrementos de tres meses y solo entrarán en vigor cuando la ACF las apruebe por escrito.

La OHS no atenderá las solicitudes de extensión de los informes de clausura u otros materiales necesarios para la transición de los servicios y activos del programa, incluidos los bienes inmuebles, a un concesionario de reemplazo designado como sucesor debido a un concurso del DRS, pérdida del financiamiento de la OHS o a la renuncia del concesionario a una adjudicación.

Extensión para el envío de la auditoría única.

Conforme al M-21-20 de la OMB, las agencias federales de adjudicación pueden permitir a los destinatarios y subdestinatarios cuyo cierre de año fiscal es como máximo el 30 de junio de 2021 una extensión de 6 meses después de la fecha límite habitual para el envío de la auditoría única. La información sobre la extensión para el envío de la auditoría única se aplica como se indica a los destinatarios de Head Start y no se requiere ninguna otra acción para que se promulgue esta extensión.

Flexibilidad relacionada con inventarios físicos. 45 CFR §75.320(d)(2) (en inglés); 2 CFR §200.313(d)(2) (en inglés)

Los concesionarios de la OHS pueden solicitar un retraso de hasta 12 meses para el desempeño de un inventario físico bienal de los equipos comprados bajo su adjudicación federal, programado para ser completado entre el 1 de enero de 2021 y el 31 de diciembre de 2021.

La OHS no atenderá las solicitudes de extensión de la finalización del inventario físico u otros materiales necesarios para la transición de los servicios y activos del programa, incluidos los bienes inmuebles, a un concesionario de reemplazo designado como sucesor debido a un concurso del DRS, pérdida del financiamiento de la OHS o a la renuncia del concesionario a una adjudicación.

Exenciones y otras flexibilidades. 45 CFR §1303.4 (en inglés); 45 CFR §1303.5 (en inglés)

La OHS continuará reduciendo los requisitos administrativos para las solicitudes de exención y las aprobaciones de los cuerpos directivos. Se aplican las siguientes disposiciones:

• Aprobaciones del cuerpo directivo – Como mínimo, debe presentarse una declaración confirmando que los miembros del cuerpo directivo y del Consejo de políticas disponibles para contacto han dado su aprobación de las solicitudes de continuación y enmienda posterior a la adjudicación.
• La Ley de Head Start reconoce que la falta de recursos en una comunidad afectada negativamente por un desastre de gran envergadura puede impedir que los concesionarios de Head Start proporcionen la totalidad o una parte de la contribución no federal requerida. La OHS ha determinado que el impacto generalizado del coronavirus afecta negativamente a los concesionarios de Head Start. Hasta que se emitan nuevas directrices, la OHS continuará aprobando solicitudes de exención de los fondos de contrapartida no federales en las solicitudes, incluidas, entre otras, las solicitudes de continuación, por el COVID-19 y por ajuste por costo de vida. Para solicitar una exención de los fondos de contrapartida no federales, coloque $0 en la sección C de su SF-424A. No tiene que enviar una solicitud de exención por separado. La emisión de un aviso de adjudicación constituirá la aprobación de la exención solicitada. Si se necesita una exención de contrapartida para una adjudicación de subvención emitida previamente, los concesionarios deben pasar por el proceso formal de exención.
• Si en algún momento dentro de un período determinado del proyecto, un concesionario calcula que los costos de desarrollo y administración excederán el 15 % de los costos totales aprobados, el concesionario puede presentar una solicitud de exención del requisito. Las solicitudes deben presentarse mediante revisión presupuestaria en el período presupuestario correspondiente, explicar por qué los costos exceden el límite y describir lo que el concesionario hará para reducir sus costos de desarrollo y administrativos para cumplir con el límite del 15 % después del período de exención.

A menos que se indique una fecha de caducidad limitada, estas flexibilidades fiscales son aplicables durante todo el tiempo que dure la declaración de emergencia de salud pública (en inglés).

Gracias por su labor en favor de los niños y las familias.

/ Dra. Bernadine Futrell /

Dra. Bernadine Futrell
Directora
Oficina de Head Start