El 30 de marzo de 2020, la Administración para Niños y Familias (ACF, sigla en inglés) publicó el IM-ACF-OA-2020-01 Flexibilidades de las subvenciones de la ACF para la realización de actividades de servicio humano relacionadas con o afectadas por el COVID-19 (en inglés) [PDF, 192KB]. Este memorando proporciona orientación relacionada con las flexibilidades y exenciones fiscales que afectan las solicitudes de subvenciones, las extensiones sin costo, los costos permitidos, la extensión de ciertos plazos, la adquisición, las aprobaciones previas, los índices de costos indirectos y los envíos de auditoría única.

Este Memorando de Información (IM, sigla en inglés) describe cómo la Oficina Nacional de Head Start (OHS, sigla en inglés) está implementando cada punto del memorando de la ACF. Tenga en cuenta que la OHS implementa algunos puntos según lo emitido por la ACF y otros se implementan con orientación específica del programa.

1. Flexibilidad con la Inscripción en el Sistema de Gestión de Subvenciones (SAM) (45 CFR §75.205 (en inglés); 2 CFR §200.205 (en inglés))

La ACF está flexibilizando el requisito de tener una inscripción activa en el Sistema de Gestión de Subvenciones SAM (sigla en inglés) en el momento de la solicitud, con el fin de emitir rápidamente el financiamiento. Sin embargo, la revisión que lleva a cabo la agencia de adjudicación federal sobre el riesgo que suponen los solicitantes en el momento de la adjudicación continúa aplicándose. Las personas inscritas actualmente en el SAM con registros activos que caducan antes del 16 de mayo de 2020 tendrán una prórroga de 60 días a título excepcional.

La OHS aceptará solicitudes de entidades que no tengan un número SAM. Sin embargo, a los 60 días siguientes a la fecha de solicitud o para la fecha en que se conceda la adjudicación, lo que suceda primero, el adjudicatario deberá haber obtenido un número de SAM. Esta flexibilidad se aplicará a las solicitudes presentadas y a las adjudicaciones otorgadas hasta el 30 de septiembre de 2020, sujetas a ajustes a discreción de la OHS.

2. Flexibilidad con los plazos de solicitud. (45 CFR §75.202 (en inglés); 2 CFR §200.202 (en inglés))

La ACF está proporcionando flexibilidad con respecto a la presentación de solicitudes de competición en respuesta a anuncios específicos. Según corresponda, la ACF publicará orientaciones específicas en sus sitios web o proporcionará un punto de contacto para un funcionario del programa de la Agencia.

Actualmente no existen flexibilidades específicas de la OHS con respecto a los plazos de solicitud. Los solicitantes deben continuar presentando las solicitudes en los plazos de las fechas previstas. Las solicitudes únicas, como las necesarias para abordar los problemas de salud y seguridad de las instalaciones, se seguirán aceptando para su consideración. Los solicitantes/concesionarios deben comunicarse con el funcionario que gestiona las subvenciones a nivel regional en caso de que no puedan cumplir con los plazos de las fechas previstas.

3. Extensiones sin costo para las adjudicaciones a punto de caducar. (45 CFR §75.308 (en inglés); 2 CFR §200.308 (en inglés))

En la medida que lo permita la ley y a discreción de la Oficina del Programa respectivo, la ACF considerará las solicitudes de extensión sin costo para las adjudicaciones activas a partir del 31 de marzo de 2020, y programadas para caducar para el 31 de diciembre de 2020, por un período máximo de doce (12) meses. Esto dará tiempo para las evaluaciones del concesionario/receptor, la reanudación de proyectos individuales y un informe sobre el progreso del programa y la situación financiera para el personal de la ACF. Consulte el punto 9 con respecto a los informes financieros, de desempeño y otros informes.

Los concesionarios con adjudicaciones de Head Start activas a partir del 31 de marzo de 2020 y programadas para finalizar hasta el 31 de diciembre de 2020 pueden, a discreción de la OHS, recibir una extensión sin costo del período del proyecto de su adjudicación por un máximo de 12 meses, incluida cualquier prórroga anterior. Los concesionarios con adjudicaciones activas durante el período designado del 31 de marzo de 2020 al 31 de diciembre de 2020 que requieran prórrogas sin costo deben presentar su solicitud de prórroga al funcionario regional para la gestión de las subvenciones tan pronto como sea posible para dar tiempo para la tramitación y la emisión de un aviso de adjudicación modificado.

La OHS abordará caso por caso la necesidad de extensiones sin costo para los períodos del proyecto para la transición de servicios y activos del programa, incluidos los bienes inmuebles, a un concesionario reemplazante designado como sucesor de parte o de la totalidad del área de servicio de un concesionario como resultado de la competición en el Sistema de Renovación de las Designaciones, pérdida del financiamiento de la OHS o renuncia del concesionario a una adjudicación.

4. Solicitudes de continuación no competitivas abreviadas. (45 CFR §75.308 (en inglés); 2 CFR §200.308 (en inglés))

Para las solicitudes de continuación previstas para recibirse del 1 de abril de 2020 al 31 de diciembre de 2020, de proyectos con apoyo futuro planificado, la ACF aceptará una breve declaración de los concesionarios/beneficiarios para verificar que están en condiciones de: 1) reanudar o restablecer las actividades del proyecto; y 2) aceptar una continuación de adjudicación planificada. La ACF publicará las instrucciones específicas en nuestro sitio web en https://www.acf.hhs.gov/coronavirus (en inglés). La ACF examinará la necesidad de ampliar este enfoque para las fechas posteriores de inicio de continuación de adjudicaciones, ya que los concesionarios/beneficiarios tienen la oportunidad de evaluar su situación.

La OHS está aceptando información de contenido abreviada en apoyo a las solicitudes de continuación que vencen entre el 1 de abril y el 31 de diciembre de 2020. Los concesionarios que presenten una solicitud para una continuación de adjudicación no competitiva durante el período indicado deben completar el presupuesto y las tablas de planificación en el Sistema Head Start Enterprise (HSES, sigla en inglés), y presentar solo una justificación presupuestaria (Sección II) para el documento de Contenido de solicitud y justificación presupuestaria. Los solicitantes también deben completar cualquier otra pestaña correspondiente en el HSES, con documentos suplementarios. Las orientaciones publicadas anteriormente en torno a las solicitudes de exención de fondos de contrapartida no federales y las aprobaciones del cuerpo directivo y del Consejo de políticas también se aplican a las solicitudes de continuación. La presentación de la información indicada resume la intención del solicitante de reanudar o restablecer las actividades del proyecto y aceptar la adjudicación de continuación una vez emitida.

5. Autorización de salarios y otras actividades del proyecto. (45 CFR §75.403 (en inglés), 45 CFR §75.404 (en inglés), 45 CFR §75.405 (en inglés), 45 CFR §75.430 (en inglés), 45 CFR §75.431 (en inglés), 45 CFR Parte 75 Subparte E – Principios de costo (en inglés); 2 CFR §200.403 (en inglés), 2 CFR §200.404 (en inglés), 2 CFR §200.405 (en inglés), 2 CFR §200.430 (en inglés), 2 CFR §200.431 (en inglés), 2 CFR Parte 200 Subparte E – Principios de costo (en inglés))

En la medida que lo permita la ley, la ACF les permitirá a los concesionarios/beneficiarios seguir imputando sueldos y beneficios de sus adjudicaciones actualmente activas de conformidad con la política de los concesionarios/beneficiarios de pagar salarios (bajo circunstancias inesperadas o extraordinarias) de todas las fuentes de financiamiento, federales y no federales. Los concesionarios/beneficiarios podrán modificar/crear políticas de emergencia para poner en marcha contingencias de emergencia. La ACF permitirá que otros costos permitidos (p. ej., relacionados con el programa, asignables, razonables) que sean necesarios para reanudar las actividades financiadas por la adjudicación se imputen a sus adjudicaciones, de conformidad con los principios de costos federales aplicables y el beneficio para el proyecto. La ACF evaluará la capacidad del concesionario/beneficiario para reanudar las actividades del proyecto en el futuro y la idoneidad de la financiación futura, tal como se hace en circunstancias normales sobre la base de informes posteriores sobre el progreso y otras comunicaciones con el concesionario/beneficiario. La ACF exigirá a los concesionarios/beneficiarios que mantengan los registros y la documentación de costos correspondientes, según lo requerido por el 45 CFR §75.302 (en inglés) (2 CFR §200.302 (en inglés)) (gestión financiera) y 45 CFR §75.361 (en inglés) (2 CFR §200.333 (en inglés)) (retención de registros), para justificar la imputación de cualquier sueldo y de otros costos de actividades del proyecto relacionadas con la interrupción de las operaciones o servicios. A los concesionarios/beneficiarios se les prohíbe usar fondos de la subvención para los costos que son reembolsados o pagados por otros programas federales o estatales que ofrecen dichos beneficios, incluido, entre otros, el Programa de protección de pagos de la Agencia Federal de Pequeños Negocios, los $100 mil millones en el Fondo de Emergencia para Salud Pública y Servicios Sociales o compensación por desempleo.

La OHS ha publicado previamente orientaciones relacionadas con el pago continuo de sueldos y beneficios a los empleados durante el brote del COVID-19 y los cierres de centros como consecuencia de ello. Revise:

• COVID-19: Sueldos y beneficios del personal (en inglés)
• Información actualizada sobre flexibilidad salarial y de beneficios durante la pandemia por el COVID-19 (en inglés)
• Respuestas a las preguntas de los concesionarios de Head Start sobre el COVID-19

En resumen, la OHS ha orientado a los concesionarios que continúen pagando los sueldos y beneficios programados regularmente a los empleados que no pueden personarse en su lugar de trabajo habitual debido al COVID-19. Los sueldos y beneficios continuos garantizan que las familias y los niños reciban servicios en la medida de lo posible durante el cierre de los centros y que los empleados estén listos para regresar a trabajar cuando los centros reabran. Esta flexibilidad no se aplica a los cierres que no estén relacionados con el COVID-19, durante los cuales no se pagaría a los empleados, como por ejemplo las vacaciones de verano.

6. Autorización de costos que normalmente no se imputan a las adjudicaciones. (45 CFR §75.403 (en inglés), 45 CFR §75.404 (en inglés), 45 CFR §75.405 (en inglés), 45 CFR Parte 75 Subparte E – Principios de costo (en inglés); 2 CFR §200.403 (en inglés), 2 CFR §200.404 (en inglés), 2 CFR §200.405 (en inglés), 2 CFR Parte 200 Subparte E – Principios de costo (en inglés))

En la medida que lo permita la ley, la ACF autorizará a los concesionarios/beneficiarios que incurran en gastos relacionados con la cancelación de eventos, viajes u otras actividades necesarias y razonables para la ejecución de la adjudicación, o la pausa y reinicio de las actividades financiadas por la subvención debido a la emergencia de salud pública, a que imputen estos costos a su adjudicación sin tener en cuenta la autorización de costos, los costos razonables o los costos asignables. La ACF permitirá a los concesionarios/beneficiarios imputar el costo total de la cancelación cuando el evento, viaje u otras actividades se lleven a cabo bajo los auspicios de la subvención. Los concesionarios/beneficiarios no deben dar por sentado que habrá fondos adicionales disponibles si el imputar una cancelación u otros cargos resulta en una escasez de fondos para en algún momento llevar a cabo el evento, viajes u otras actividades. La ACF exigirá a los concesionarios/beneficiarios que mantengan los registros y la documentación de costos correspondientes, según lo requerido por el 45 CFR §75.302 (en inglés) (2 CFR §200.302 (en inglés)) (gestión financiera) y 45 CFR §75.361 (en inglés) (2 CFR §200.333 (en inglés)) (retención de registros), para justificar la imputación de las cancelaciones y otros costos relacionados con la interrupción de las operaciones o servicios debido a la emergencia de salud pública. Según corresponda, la ACF publicará orientaciones adicionales sobre tipos específicos de costos en sus sitios web o proporcionará un punto de contacto para un funcionario del programa de la Agencia.

La OHS reconoce que la prestación de servicios y apoyos familiares de Head Start y Early Head Start durante el brote del COVID-19 es a la vez un reto y un tema complejo, sobre todo cuando muchas familias están aisladas dentro de sus hogares y pueden haber experimentado cambios en sus circunstancias de vida, como un despido del trabajo. En este entorno de servicio sin precedentes, la OHS entiende que los costos que son necesarios y razonables para el desempeño de una adjudicación de Head Start pueden ser muy diferentes a los costos permitidos durante las operaciones normales. Las circunstancias en las comunidades a nivel local también pueden variar significativamente de un estado a otro y dentro de diferentes áreas geográficas. Se espera que los concesionarios utilicen su buen juicio y su conocimiento de las poblaciones a las que ofrecen servicio y las circunstancias de la comunidad para determinar qué gastos son necesarios y razonables para mantener los servicios y, cuando sea posible, reabrir los centros. Los concesionarios deberán documentar que los costos en los que han incurrido son necesarios, razonables y asignables a la respuesta del programa al COVID-19 en beneficio de los niños inscritos y sus familias.

7. Exenciones de requisitos de aprobación previa. (45 CFR §75.407(en inglés); 2 CFR §200.407 (en inglés))

En la medida que lo permita la ley y a discreción de la Oficina del Programa respectivo, la ACF renunciará a los requisitos existentes para solicitar la aprobación previa de los costos permitidos ante las autoridades específicas del programa para abordar eficazmente la respuesta de emergencia de salud pública. Sin embargo, los concesionarios/beneficiarios podrán seguir solicitando aprobación previa para evitar cualquier posible desautorización o disputa basada en lo poco razonable o asignable del costo permitido propuesto o imputado a la adjudicación federal relacionado con el COVID-19. Los concesionarios/beneficiarios deben permanecer en comunicación con la Oficina de Gestión de Subvenciones (OGM, sigla en inglés) y seguir las directrices existentes para el uso de fondos federales. Esta flexibilidad temporal no permite gastos no permitidos de conformidad con una adjudicación federal. Para aquellas partidas de costos que no estén directamente relacionadas con el COVID-19, los requisitos de aprobación anteriores siguen vigentes. Todos los costos imputados a las adjudicaciones federales deben ser coherentes con las pautas de la política de adjudicaciones federales y los términos de la adjudicación, salvo que se especifique otra cosa en este memorando (en inglés) [PDF, 192KB]. La ACF les exige a los concesionarios/beneficiarios que mantengan los registros y la documentación de costos correspondientes, según lo requerido por el 45 CFR §75.302 (en inglés) (2 CFR §200.302 (en inglés)) (gestión financiera) y 45 CFR §75.361 (en inglés) (2 CFR §200.333 (en inglés)) (retención de registros), para justificar la imputación de las cancelaciones y otros costos relacionados con la interrupción de las operaciones o servicios. Según corresponda, la ACF publicará orientaciones adicionales sobre los tipos específicos de costos permitidos (o no permitidos) en sus sitios web o proporcionará un punto de contacto de un funcionario del programa de la ACF.

Los concesionarios pueden utilizar fondos de sus actuales adjudicaciones operativas para responder a los efectos del COVID-19 y para recuperarse. Para los gastos necesarios para responder al COVID-19, los concesionarios de la OHS pueden utilizar las siguientes exenciones de requisitos de aprobación previa. Estas exenciones no se aplican a las adjudicaciones para programas de verano específicas para el COVID.

1. Aprobación previa para la compra de equipos (45 CFR 75.308(c)(1)(xi) (en inglés)). Los concesionarios pueden comprar el equipo necesario para responder al COVID-19 con un valor de hasta $25,000 sin la aprobación previa de la ACF. Esta exención se aplica a las compras realizadas entre el 20 de enero de 2020 y el 31 de diciembre de 2020.
2. Modificaciones presupuestarias (45 CFR 75.308(e) (en inglés)). Con el fin de permitir a los concesionarios más flexibilidad para gastar fondos según sea necesario para responder al COVID-19 y, cuando sea posible, pasar rápidamente a volver a abrir los centros cerrados, se exime de aprobación previa para transferencias presupuestarias entre categorías de costos directos por un monto agregado que no exceda $1 millón entre el 20 de enero de 2020 y el 31 de diciembre de 2020.
3. Adquisiciones por propuestas no competitivas (45 CFR 75.329(f)(2) (en inglés)). La OHS reconoce que el COVID-19 ha creado una emergencia pública para todos los concesionarios. Las solicitudes competitivas pueden dar lugar a retrasos que afecten la capacidad de un concesionario para responder o para recuperarse del COVID-19. La OHS autoriza a los concesionarios a realizar compras de fuentes únicas entre el 20 de enero de 2020 y el 31 de diciembre de 2020 para obtener los bienes y servicios necesarios para la respuesta y recuperación del COVID-19.

8. Exención de ciertos requisitos de adquisiciones. (45 CFR §75.328 (en inglés), 45 CFR §75.330 (en inglés); 2 CFR §200.319(b) (en inglés), 2 CFR §200.321 (en inglés))

Según proceda, la ACF renunciará a los requisitos de adquisiciones relacionados con las preferencias geográficas y la contratación con pequeñas empresas y empresas de minorías, empresas comerciales de mujeres y empresas de áreas con excedentes de mano de obra.

La OHS no tiene orientación específica de Head Start relacionada con esta flexibilidad. La exención de determinados requisitos de adquisición mencionados anteriormente se aplica como se indica a los concesionarios de Head Start.

9. Extensión para informes financieros, de desempeño y otros informes. (45 CFR §75.341 (en inglés), 45 CFR §75.342 (en inglés), 45 CFR §75.343 (en inglés); 2 CFR §200.327 (en inglés), 2 CFR §200.328 (en inglés), 2 CFR §200.329 (en inglés))

La ACF les permitirá a los concesionarios retrasar la presentación de informes financieros, de desempeño y otros informes por un máximo de tres (3) meses después de la fecha habitual del plazo. A los concesionarios se les permitirá seguir utilizando fondos federales sin la presentación de estos informes en el plazo previsto. Sin embargo, estos informes deben presentarse al final del período de postergación. Además, la ACF renunciará al requisito de que los beneficiarios le notifiquen a la agencia los problemas, retrasos o condiciones adversas relacionadas con el COVID-19 en dependencia de cada subvención (45 CFR §75.342(d)(1) (en inglés); 2 CFR §200.328(d)(l) (en inglés)).

La extensión para los informes del desempeño financiero y otros informes mencionados anteriormente se aplica como se indica a los concesionarios de Head Start, excepto que los concesionarios deben continuar presentando informes sobre el estado del centro abierto/cerrado e informes de información sobre la matrícula sin aplazamiento.

10. Extensión de las tasas de costos indirectos actualmente aprobadas. (45 CFR §75.414. (c) (en inglés); 2 CFR §200.414(c) (en inglés))

La flexibilidad para ampliar las tasas de costos indirectos actualmente aprobadas es responsabilidad del Centro de Apoyo del Programa del HHS, Servicios de Asignación de Costos (PSC/CAS, siglas en inglés) (en inglés). Se indica a los concesionarios/beneficiarios que se comuniquen con el PSC/CAS si tienen alguna pregunta sobre la asignación de costos y la tasa de costos indirectos. La información de contacto del PSC/CAS está disponible en https://rates.psc.gov/fms/dca/map1.html (en inglés). Visite la página de exención de responsabilidad (en inglés). Como cortesía, se alienta a los concesionarios/beneficiarios a incluir en el correo electrónico a su respectivo especialista asignado de OGM.

La OHS no tiene orientación específica de Head Start relacionada con esta flexibilidad y la extensión de las tasas de costos indirectos aprobadas actualmente indicadas con anterioridad se aplica como se indica a los concesionarios de Head Start.

11. Extensión de la clausura. (45 CFR §75.381 (en inglés); 2 CFR §200.343 (en inglés))

La ACF le permitirá al concesionario/beneficiario retrasar la presentación de los informes financieros, de desempeño y otros informes pendientes requeridos por los términos de la adjudicación para la clausura de los proyectos que han caducado, siempre que el concesionario/beneficiario le proporcione a la Agencia una notificación adecuada sobre el retraso en la presentación de informes. Este retraso en la presentación de informes de clausura no puede exceder de un año después de que caduque la adjudicación.

Los concesionarios de la OHS con períodos de proyecto que terminan entre el 1 de abril y el 31 de diciembre de 2020 pueden solicitar un retraso de hasta un año para la presentación de los informes financieros, de desempeño u otros informes pendientes requeridos por los términos de su adjudicación. Para solicitar una prórroga, los concesionarios deben presentar una solicitud por escrito al funcionario que gestiona las subvenciones a nivel regional, indicando para qué informes financiero, de rendimiento u otros informes se está solicitando una extensión y la duración de la extensión solicitada. Las prórrogas generalmente se darán en incrementos de tres meses y solo entrarán en vigor cuando la ACF las apruebe por escrito.

La OHS no atenderá las solicitudes de extensión de los informes de clausura u otros materiales necesarios para la transición de los servicios y activos del programa, incluidos los bienes inmuebles, a un concesionario de reemplazo designado como sucesor debido a una competición del Sistema de Renovación de Designaciones, pérdida del financiamiento de la OHS o a la renuncia del concesionario a una adjudicación.

12. Extensión para el envío de la auditoría única. (45 CFR §75.512 (en inglés); 2 CFR §200.512 (en inglés))

Según lo permitido en el memo M-20-17 de la OMB (en inglés) [PDF, 5MB], la ACF permitirá a los concesionarios/beneficiarios y subbeneficiarios que aún no hayan presentado sus auditorías únicas ante la Federal Audit Clearinghouse en la fecha de emisión de este memorando y cuyo año fiscal culmine el 30 de junio de 2020, retrasar la finalización y presentación del paquete de informes de auditoría única, como se exige en la Subparte F del 45 CFR §75.501 (en inglés) (2 CFR §200.501 (en inglés)) (requisitos de auditoría), a seis (6) meses después de la fecha del plazo límite habitual. Esta prórroga no requiere que los concesionarios/beneficiarios individuales y subbeneficiarios soliciten la aprobación de la prórroga por parte de la ACF o de la agencia de supervisión para su auditoría; sin embargo, los concesionarios/beneficiarios y subbeneficiarios deben mantener la documentación sobre el motivo del retraso del envío. Los concesionarios/beneficiarios y subbeneficiarios que aprovechen esta prórroga seguirían calificando como "auditados de bajo riesgo" de conformidad con los criterios de 45 CFR §75.520(a) (en inglés) (2 CFR §200.520(a) (en inglés)) (criterios de auditoría de bajo riesgo).

La OHS no tiene orientación específica de Head Start relacionada con esta flexibilidad. La información sobre la extensión para enviar la auditoría única mencionada anteriormente se aplica como se indica a los concesionarios de Head Start.

Gracias por su labor en favor de los niños y las familias.

/ Dra. Deborah Bergeron /

Dra. Deborah Bergeron
Directora
Oficina Nacional de Head Start
Oficina de Desarrollo en la Primera Infancia