A la Administración para Niños y Familias (ACF, sigla en inglés) y la Oficina Nacional de Head Start (OHS, sigla en inglés) les preocupa en gran medida la devastación resultante ante los desastres, los cuales afectan a los programas de Head Start, los niños, las familias y el personal. En caso de un desastre de gran envergadura como un huracán, un incendio forestal o un tornado, la OHS ha eliminado barreras para facilitar que las agencias de Head Start puedan satisfacer las necesidades de los niños y las familias, especialmente los niños y las familias que recientemente se han quedado sin hogar. Los programas Head Start desempeñan un papel esencial en la recuperación de las comunidades afectadas.

En primer lugar, se insta a los programas Head Start a que comiencen a tomar medidas para reanudar los servicios. Incluso cuando las instalaciones sean inoperables, el personal del programa puede apoyar a las familias para satisfacer sus necesidades básicas, como por ejemplo: nutrición, salud y apoyo a la salud mental y cuidados alternativos para sus hijos. En segundo lugar, se anima a los programas que tienen instalaciones operables que permitan acceso supervisado a las familias desplazadas de Head Start a tales instalaciones, incluyendo las cocinas, áreas de descanso/siesta, salas de computación, baños, lavaderos y fuentes de energía para recargar los teléfonos y otros dispositivos de comunicación. Se anima también a que los concesionarios apoyen a las familias para que estas accedan a los sistemas de ayuda locales, estatales y federales y aprovechen sus asociaciones y recursos comunitarios para apoyar otros esfuerzos de socorro.

Proveer servicios a otras familias elegibles de Head Start
Se anima a los concesionarios ubicados cerca de zonas afectadas a que evalúen cómo sus servicios y recursos podrían ser utilizados o compartidos para ayudar a otras personas afectadas por estos desastres. Por favor, considere sus recursos físicos (p. ej., instalaciones, equipo, suministros) y sus recursos humanos (p. ej., personal, médicos, trabajadores sociales, personal de salud mental) que podrían ser de ayuda. En algunos casos, los niños elegibles de Head Start y sus familias podrían trasladarse a la comunidad donde vive usted desde otras comunidades o estados cercanos que fueron devastados por los desastres.

Flexibilidad administrativa
La OHS confiará en el criterio de los cuerpos directivos y los administradores de los programas a nivel de la comunidad para determinar los pasos necesarios y más rápidos para reanudar los servicios. Puede que los estados individuales no exijan algunos aspectos de los requisitos de licencia ante los desastres y se anima a los programas a ponerse en contacto con su representante de licencias estatales o con la Oficina Regional para recibir mayor orientación al respecto.

En algunas circunstancias, si un concesionario no puede cumplir con alguna norma de Head Start, a consecuencia directa de un desastre, la OHS considerará una exención a dicha norma en la medida que lo permita la ley. Sin embargo, no se eximirá ninguna norma o requisito de Head Start si su incumplimiento pusiera en peligro la salud y la seguridad de los niños o constituyera un fraude o malversación de los fondos federales. Los concesionarios deberán garantizar la seguridad de los niños y la responsabilidad financiera de los fondos y la propiedad.

Entornos seguros
Se anima a los concesionarios a que se aseguren de que los servicios se reanuden únicamente cuando los niños puedan ser atendidos con seguridad en sus centros y zonas de juegos al aire libre. Los programas también deberán garantizar entornos de trabajo seguros para el personal, incluso en las oficinas administrativas.

Los siguientes recursos están disponibles para proporcionar información sobre las mejores prácticas para implementar las prácticas de limpieza y seguridad en caso de desastre.

Limpieza posterior a una inundación para proteger la calidad del aire de los interiores proporciona información básica de la Agencia de Protección Ambiental (EPA, sigla en inglés) sobre cómo limpiar después de una inundación y prevenir problemas en el aire en interiores.

El boletín Una breve guía para el moho en el lugar de trabajo (en inglés y español) ayuda a los empleadores a proporcionar un lugar de trabajo seguro y saludable. De conformidad con la Ley de Seguridad y Salud Ocupacional, los empleadores deben cumplir con las normas y regulaciones de seguridad y salud para peligros específicos de la Administración de Seguridad y Salud Ocupacional (OSHA, sigla en inglés) o por un estado con un plan estatal aprobado por la OSHA. Además, de conformidad con la sección 5(a)(1), la cláusula de deber general de la Ley, los empleadores deberán proporcionar a sus empleados un lugar de trabajo libre de peligros reconocidos que puedan causar la muerte o daños físicos graves.

Hoja informativa de OSHA: Los peligros del moho durante la limpieza ante un desastre (en inglés) [PDF, 242KB] ofrece información sobre procedimientos de limpieza, equipo de protección personal (PPE, sigla en inglés) y prácticas para proteger a los trabajadores en ambientes enmohecidos.

La Eliminación del moho en escuelas y edificios comerciales (en inglés) proporciona instrucciones imprimibles de la EPA para la limpieza y la eliminación del moho y de los problemas relacionados con la humedad en escuelas y edificios comerciales.

Todos los requisitos estatales para las licencias, relacionados con la reapertura de los centros después de los desastres también deben cumplirse antes de que se reanude el servicio en los centros. Para más información, consulte las autoridades de salud locales y estatales y sea consciente de la información sobre la recuperación tras las inundaciones de los Centros para el Control y la Prevención de Enfermedades de EE. UU. (CDC, sigla en inglés), que incluye información y enlaces útiles a otros recursos: https://www.cdc.gov/spanish/especialescdc/inundaciones/index.html.

Elegibilidad, Reclutamiento, Selección y Matrícula
Los concesionarios de las áreas afectadas que ofrecen tanto Head Start como Early Head Start pueden atender a niños afectados que sean elegibles, desde que nacen hasta los 5 años, dentro de su matrícula subvencionada total y esta no se limita a los actuales cupos de matrículas subvencionadas asignadas a cada programa. Los concesionarios de las áreas afectadas que actualmente no ofrecen el programa Early Head Start, pero cuentan con el espacio adecuado y el personal cualificado para atender a bebés y niños pequeños pueden comunicarse con su Oficina Regional sobre la posibilidad de atender a los bebés y niños pequeños desplazados. Se anima a aquellos programas de Head Start que no disponen de personal cualificado para atender a los bebés/niños pequeños a trabajar con programas locales que puedan tener espacio para bebés y niños pequeños u ofrecer programas de visitas al hogar. Mientras trabajamos en conjunto para prestar servicios a los niños y las familias afectadas, debemos hacerlo de manera que no ponga en riesgo a los niños.

Cualquier niño de edad elegible de una familia que haya tenido que abandonar su hogar debido a los desastres debe considerarse como "niño sin hogar" tal y como se define en la Ley McKinney-Vento de Asistencia a Personas sin Hogar. Estos niños son elegibles para los servicios de Head Start debido a la pérdida de vivienda o por el hecho de vivir en refugios de emergencia o de compartir vivienda con parientes o amigos.

Si una familia desplazada no tiene a la mano la documentación sobre su elegibilidad, los programas deben ser flexibles en aceptar declaraciones firmadas de la familia en las que estas avalan la información necesaria sobre su elegibilidad.

Opciones del programa y horario de operaciones del programa
En caso de desastre, la OHS, permitirá, para el resto del año escolar, a cualquier concesionario en el área afectada o cerca de esta servir a niños afectados o desplazados en cualquier opción u opciones del programa sin obtener aprobación previa para hacerlo. Esto es aplicable a la conversión de un segmento del programa, como un centro, a otra opción de programa, para que los programas puedan acomodar a tantos niños como sea posible. Esta excepción temporal a los procedimientos requeridos para obtener el permiso de la OHS para convertir servicios a una opción distinta del programa, como un "cambio del alcance o los objetivos de un programa", conforme a 45 CFR § 75.308(c)(1)(i) se basa en la necesidad de que los programas actúen rápidamente en respuesta a una situación de emergencia a gran escala y generalizada, con el fin de garantizar la seguridad y el bienestar de los niños. Asimismo, para el resto del año escolar, los programas seriamente afectados pueden agregar o reducir las horas o días de las operaciones del programa sin obtener autorización previa, siempre y cuando los cambios se puedan justificar. Les alentamos a encontrar maneras creativas de llegar a estas familias y servirlas.

Los concesionarios están obligados a notificar a su Oficina Regional de las acciones tomadas tan pronto como sea práctico, utilizando la correspondencia del Head Start Enterprise System (HSES, sigla en inglés).

Espacio, tamaño de la clase y proporciones
Tener un espacio adecuado para las aulas puede ser un reto después del desastre, a medida que los programas se esfuerzan por atender a los niños desplazados por el desastre. Con el fin de proporcionar los servicios del concesionario dentro de un área sujeta a una designación de emergencia o desastre de conformidad con las leyes locales, estatales o federales correspondientes, se requiere ser lo más receptivo posible con estos niños y sus familias. Esta comunicación constituye la aprobación de la exención, tal como se describe en 45 CFR §1302.24(c)(1) y (2), para que dichos concesionarios superen los requisitos sobre el tamaño de las clases y de los grupos de 45 CFR §§1302.21(b) y 1302.23(b). Esto estará vigente siempre y cuando los concesionarios mantengan las proporciones adecuadas entre adultos y niños y cumplan con los requisitos de licencias estatales y locales, excepto cuando la agencia local o estatal que otorga las licencias emita una exención para estos requisitos, en cuyo caso los concesionarios no tendrían que cumplir con los requisitos exentos.

En casos en que los concesionarios no puedan cumplir con los requisitos del tamaño de pies cuadrados de los centros que se describen en 45 CFR §1302.21(d)(2) durante un período temporal de recuperación de desastres, el cumplimiento con una norma local o estatal menos estricta se considerará por la OHS como evidencia de un esfuerzo de buena fe para cumplir en la medida de lo posible con la norma de Head Start.

Los concesionarios están obligados a notificar a su Oficina Regional sobre las acciones tomadas tan pronto como sea práctico hacerlo, mediante la correspondencia con el sistema HSES.

Personal adicional para las aulas y credenciales de los maestros
Cuando se utilizan fondos existentes de los presupuestos operativos, los programas pueden temporalmente abrir más aulas para atender a niños desplazados, los cuales ahora son considerados como niños sin hogar, según la Ley McKinney-Vento o niños cuyos programas de Head Start han cerrado por haberse dañado. Además, se alienta a los programas a dar prioridad a la contratación de personal desplazado de otros programas a la hora de contratar nuevo personal para las aulas. Todo el personal que trabaja directamente con los niños deberá ser elegible para el empleo, en conformidad con los requisitos de verificación de antecedentes penales aplicables, conforme a la Ley de Head Start y los requisitos estatales para las licencias del cuidado infantil.

Servicios de salud y salud mental
Abordar la salud general y la salud mental de los niños, las familias y el personal afectado por un desastre es esencial para el proceso de recuperación. Los niños, las familias y el personal de Head Start pueden experimentar estrés e incluso trauma relacionado con un huracán u otro desastre. Estos efectos pueden ser a corto o largo plazo y las respuestas pueden variar entre las personas. Se alienta a los concesionarios a trabajar con agencias y socios locales para asegurarse de que todos los niños afectados reciban servicios de salud mental y salud general según necesiten, lo antes posible. Al inscribir a los niños que acaban de quedarse sin hogar, los programas deben hacer todo lo posible para determinar el estado de la salud y las necesidades inmediatas de los niños. Se anima también a los programas a trabajar cooperativamente para compartir los expedientes de los niños con los proveedores de salud locales y con los que pueden estar sirviendo a los niños desplazados en otros lugares.

Los siguientes recursos están disponibles para ayudar a los programas en respuesta a un desastre, así como en preparación para cualquier emergencia futura.

El Manual de preparación para emergencias para programas de primera infancia aborda la respuesta y la recuperación, así como la preparación ante casos de emergencias.

Primeros auxilios psicológicos (PFA, sigla en inglés) (en inglés) es una guía basada en las evidencias para ayudar a los niños, los adolescentes, los adultos y las familias que enfrentan las secuelas de un desastre. El manual de campo incluye folletos que son de utilidad para los padres y cuidadores, así como para ayudar a los niños desde que nacen hasta los 5 años.

Ayudar a su hijo a superar un desastre proporciona herramientas a las familias y el personal para ayudar a un niño después de un desastre o una crisis. Los niños se benefician cuando los adultos les aseguran que se encuentran a salvo y los ayudan a aprender cómo hacer frente a tales situaciones de forma eficaz.

Nutrición
Después de los desastres, el Departamento de Agricultura de EE. UU. (USDA, sigla en inglés) y los Servicios de Alimentos y de Nutrición (FNS, sigla en inglés) pueden proporcionar flexibilidad adicional para los Programas de Nutrición Infantil, incluyendo el Programa de Alimentos para el Cuidado de Niños y Adultos (CACFP, sigla en inglés). Por ejemplo, los FNS tienen la autoridad para considerar las peticiones de las agencias estatales de FNS de eximir los requisitos de patrones de comidas del CACFP por un cierto período después de un desastre. Para obtener información más reciente sobre la flexibilidad relacionada con los desastres en su área de servicio, por favor, consulte https://www.fns.usda.gov/es/disaster/asistencia-en-situaciones-de-desastre.

Niños con discapacidades
Cuando se prestan servicios a los niños desplazados, los programas deben obtener los Programas de Educación Individualizada (IEP, sigla en inglés) o los Planes de Servicios Familiares Individualizados (IFSP, sigla en inglés) para asegurarse de que haya la menor interrupción posible de estos servicios críticos.

Gestión fiscal
Costos de recuperación:
Los concesionarios deben buscar y solicitar todo el financiamiento nacional, estatal y local disponible para la recuperación de los desastres. Las pólizas de los seguros deben revisarse cuidadosamente para determinar hasta qué punto se cubrirán tales pérdidas. Las reclamaciones de seguros deben enviarse con prontitud y se debe realizar un seguimiento regular sobre el estado de estas. Los ingresos del seguro que se reciban por las pérdidas relacionadas con las propiedades financiadas por Head Start se deberán utilizar para pagar gastos en programas permitidos y gastos de recuperación.

Si fuera necesario, los concesionarios afectados pueden utilizar los fondos ya adjudicados para las operaciones del programa y para la Capacitación y Asistencia Técnica (T/TA, sigla en inglés), a fin de apoyar los esfuerzos de recuperación necesarios (ver las Modificaciones del presupuesto a continuación). Si la OHS recibe financiamiento de ayuda para los desastres, tal financiamiento puede utilizarse para reemplazar los fondos para la operación del programa o los de T/TA para redirigirlos a la recuperación posterior al desastre y la reanudación de servicios. Los concesionarios deben ser conscientes de las consecuencias en el presupuesto cuando se utilizan los fondos del programa y los de T/TA para las actividades de recuperación para asegurarse de que queden suficientes fondos para las operaciones del programa y de T/TA disponibles para la prestación continua de los servicios.

Modificaciones del presupuesto:
Se prevé que los fondos adjudicados para las operaciones del programa puedan redirigirse a diferentes categorías del presupuesto para actividades tras el desastre, tales como: limpieza, reparaciones, asuntos de salud y seguridad, reemplazar el equipo, mobiliario y suministros dañados y otros gastos relacionados con la reanudación de los servicios. Dentro de un año fiscal, los concesionarios pueden modificar el presupuesto hasta $250,000 o el 25 por ciento (la cantidad que sea menor) de su financiamiento anual entre categorías presupuestarias sin aprobación previa por escrito. En caso de que se necesite una modificación superior a la cantidad solicitada, se requiere que se revise el formulario estándar (SF)-424 y una previa autorización por escrito, conforme a 45 CFR §75.308(b). Las compras de equipos cubiertas por 45 CFR §75.308(c)(1)(xi) requieren aprobación previa por escrito.

Dotación de personal y salarios:
El personal y los voluntarios del programa pueden haber sufrido pérdidas personales y de la propiedad debido al desastre. Puede que los empleados no sean capaces de llegar a sus lugares de trabajo y los centros pueden estar cerrados por largos períodos. Los concesionarios deben considerar las leyes laborales federales y estatales para determinar si están obligados a indemnizar al personal que no puede trabajar debido a las inclemencias del tiempo. El sitio web del Departamento de Trabajo de EE. UU. proporciona información útil relacionada con los beneficios y apoyos en los desastres: https://www.dol.gov/general/hurricane-recovery (en inglés).

Se debe alentar a los empleados que han sido dados de baja a que soliciten beneficios de compensación por desempleo y cualquier otra asistencia financiera disponible para apoyar a los trabajadores desplazados. Con las tareas que se pueden realizar fuera del lugar, es posible que se permita a los empleados trabajar temporalmente en su casa durante el período de recuperación de los desastres. Los empleados que toman nuevas responsabilidades laborales durante el período de recuperación de los desastres, como ponerse en contacto con los padres o la limpieza de los centros, pueden recibir sus salarios habituales para tal trabajo. Se pueden pagar cantidades razonables de horas extraordinarias si fuera necesario para apoyar las actividades de recuperación. Los empleados y voluntarios deben dedicarse a hacer limpieza y otras actividades de recuperación en el sitio solamente con supervisión adecuada y con equipo de seguridad.

Para facilitar la retención y disponibilidad para volver a recibir a los empleados cuando los servicios se reanuden, los empleados que fueron dados de baja, a causa del desastre pueden recibir sus salarios regulares (asignados para empleados compartidos) de los fondos de Head Start por hasta dos semanas (80 horas para los empleados que trabajan por hora, la mitad del sueldo mensual de los empleados a sueldo) si no pueden participar en otras actividades laborales, como las mencionadas anteriormente.

Equipo:
Reemplazar el equipo necesario para las operaciones de las aulas, los servicios de transporte y de nutrición son fundamentales para la reanudación de servicios en las zonas afectadas. Se requiere autorización previa por escrito para reemplazar los equipos con un costo por unidad de más de $5,000. La ACF considerará si debe proporcionar una preaprobación general para la compra de equipos sin aprobación previa. El financiamiento puede incrementarse para los concesionarios en la zona afectada con el fin de facilitar el reemplazo más rápido de los artículos dañados o destruidos. Las orientaciones sobre las flexibilidades relacionadas con la compra de equipos se publicarán por separado.

Adquisiciones:
Los programas pueden experimentar, después de un desastre, la escasez de materiales y de mano de obra necesarios para la recuperación, particularmente en los servicios de construcción. Se anima a los concesionarios a buscar contratistas locales de buena reputación, con licencia, para ayudar en los esfuerzos de recuperación. En consideración de la emergencia y la necesidad imperiosa de avanzar en las actividades de recuperación, reemplazo de los vehículos, equipo, mobiliario, materiales, suministros y reparaciones menores y renovaciones relacionadas con estos desastres que no requieren el cumplimiento de 45 CFR §1303-Subparte E podrán ser efectuados mediante propuestas no competitivas, como se permite en 45 CFR §75.329(f)(2) hasta 12 meses siguientes a la fecha de este Memorando de Información.

Se deben obedecer los requisitos sobre las adquisiciones, como se describe en 45 CFR §§75.329–75.335 y se debe presentar un SF-429 completo, según 45 CFR §1303-Subparte E para la compra, construcción o reformas significativas como se define en 45 CFR §1305.2. Téngase en cuenta que los SF-429 deben presentarse en el sistema de Recopilación de datos en línea (OLDC, sigla en inglés). Se recuerda a los concesionarios que el costo de los bienes y servicios debe ser razonable debido a las condiciones posteriores al desastre. Además, deberán retener la documentación adecuada de todos los gastos de recuperación de desastres y tener en cuenta su relación con la recuperación posterior al desastre.

La Ley Davis-Bacon:
Salvo que haya alguna exención en la legislación de ayuda para los desastres aprobada por el Congreso, la Ley Davis-Bacon es aplicable a las actividades de construcción cubiertas que superen los $2,000. Se puede encontrar información sobre el cumplimiento con la Ley Davis-Bacon en https://www.dol.gov/whd/govcontracts/dbra.htm (en inglés).

Información sobre daños y recuperación
Es fundamental recopilar datos precisos sobre los daños y costos de recuperación. Las instalaciones de Head Start que hayan sido afectadas deben inspeccionarse lo antes posible y con seguridad. Se recomienda encarecidamente al personal que utilice las precauciones de seguridad apropiadas cuando visite los centros que hayan experimentado inundaciones, incluyendo el uso de una mascarilla desechable N-95, guantes y protección para los ojos del Instituto Nacional de Seguridad Ocupacional y Salud (NIOSH, sigla en inglés). Los concesionarios deben priorizar las reparaciones que deben completarse antes de que las instalaciones puedan volver a abrirse.

El personal de la Oficina Regional de la OHS se mantendrá en estrecha comunicación sobre los esfuerzos de recuperación. Es muy importante que se envíen datos precisos tan pronto como se reciban los costos previstos de estas reparaciones. La siguiente información será particularmente útil:

• ¿Se inundó el centro y hubo otros daños?
• ¿Se dañó la estructura del centro (p. ej., ventanas reventadas, daños graves en el techo, muros externos dañados, cimientos hundidos, una crecida de más de 2 pies de profundidad en el punto más alto)?
• ¿Qué daño no estructural experimentó el centro (p. ej., patio de juegos inundado, suelos empapados, daños menores en el techo, inundaciones de menos de 2 pies de profundidad en el punto más alto, algunas ventanas rotas)?
• ¿Se dañaron los suministros y el mobiliario en el centro?
• ¿Se dañaron directamente los autobuses u otros vehículos en el centro o quedaron sumergidos sobre el nivel de las ruedas? ¿Cuántos?

Aunque la información sobre los fondos de recuperación potenciales para Head Start por lo general no está disponible inmediatamente después de un desastre, tener información precisa ayudará a informar los esfuerzos de recuperación federal. En caso de extensos apagones ante un desastre, la OHS también concederá extensiones a aquellos concesionarios afectados por los recientes esfuerzos de recuperación de los desastres, enviando los formularios SF-425, SF-429, los datos de fin de mes de las matrículas y las solicitudes para el reotorgamiento de fondos durante el período del apagón o poco tiempo después de este. Notifique a su Oficina Regional para solicitar una extensión.

Próximos pasos
La OHS reconoce el increíble compromiso y la fortaleza del personal del programa en todo el país. La ACF y la OHS ayudarán y apoyarán en todas las formas posibles. El personal de la ACF a nivel nacional y regional estará disponible para ayudar a coordinar los servicios entre los programas de Head Start en las comunidades vecinas y las entidades federales, estatales y locales asociadas con las que usted colabora. Si los programas se encuentran con otros obstáculos para responder a los niños y familias necesitadas o para asociarse con las agencias de educación locales o las agencias de cuidado infantil, además de los que se incluyen en este IM, comuníquese con su Oficina Regional para que podamos trabajar en conjunto para resolver estos obstáculos. Además, los horarios de las revisiones se ajustarán, según sea necesario, para los programas afectados por un desastre.

Por último, este IM se centra en lo que usted puede hacer con los fondos que tiene o puede aprovechar de otras fuentes. Si el Congreso asigna fondos suplementarios de recuperación para Head Start, la OHS se compromete a trabajar rápidamente para comunicar el proceso que se necesita seguir para solicitar el financiamiento de ayuda.

Muchas gracias por hacer todo lo posible para ayudar a los niños, las familias y el personal que ha experimentado tal interrupción y tales pérdidas.

/Deborah Bergeron/

Dra. Deborah Bergeron
Directora
Oficina de Head Start