Esta Instrucción del Programa (PI, sigla en inglés) informa a los concesionarios sobre la oportunidad de solicitar la consolidación de varias subvenciones de Head Start otorgadas a un concesionario. Esta PI también describe los beneficios y riesgos que se deben tener en cuenta, y describe el proceso que deben seguir los concesionarios para presentar una solicitud. Esta oportunidad de optimizar y eliminar algunas de las cargas administrativas que trae consigo gestionar múltiples subvenciones se basa en la Simplificación de contabilidad en las operaciones y los fondos para los servicios de Head Start y Early Head Start ACF-IM-HS-19-04.

La Oficina Nacional de Head Start (OHS, sigla en inglés) reconoce que una serie de concesionarios con múltiples subvenciones están interesados en administrar un programa consolidado de Head Start o Early Head Start bajo una sola subvención o, como mínimo, menos subvenciones.

Antecedentes
Antes de la implementación del Sistema de Renovación de Designaciones de Head Start (DRS, sigla en inglés), solo unos pocos concesionarios tenían más de una subvención. Desde la entrada en vigor del DRS, casi el 25 por ciento de todos los concesionarios gestionan múltiples subvenciones.

Actualmente, cuando un concesionario existente recibe un nuevo financiamiento a través de una competición o una nueva adjudicación no competitiva, el concesionario recibe una nueva subvención con un número de adjudicación de subvención único y un período de proyecto de hasta cinco años. Cada adjudicación tiene un ciclo presupuestario distinto, una cantidad anual de financiamiento, un nivel de matrículas subvencionadas y un área de servicio designada.

Consideraciones de múltiples subvenciones
Los concesionarios que gestionan múltiples subvenciones deben presentar solicitudes anuales para cada una. Debido a que muchas subvenciones no están en el mismo cronograma de reembolso, los concesionarios están obligados a presentar solicitudes varias veces al año. Todas las solicitudes presentadas por un concesionario durante el mismo año fiscal son individuales y deben incluir la información para cada solicitud de subvención. Esto puede incluir el estudio de la comunidad, los planes y metas del programa, y la narrativa y justificación del presupuesto que apoya el diseño del programa y las opciones de cada subvención. Planificar y asignar los costos en múltiples subvenciones con diferentes períodos de presupuesto y de proyecto, y que muchas veces no están alineados con el año fiscal de la agencia, puede ser difícil.

Además de las solicitudes anuales para cada subvención, los concesionarios deben presentar varios informes periódicamente, como informes financieros, informes mensuales sobre la matrícula e Informes de Datos Actualizados del Programa (PIR, sigla en inglés) anuales. Los concesionarios también están obligados a mantener los datos, incluidos los centros y la información de contacto, en lugares separados para cada subvención. Cada subvención está sujeta a solicitudes individuales para determinados tipos de acciones de subvención cuando sea necesario, como cambios en el alcance del programa, revisiones presupuestarias, cambios clave del personal y solicitudes de exención para diferentes requisitos.

Beneficios
Consolidar dos o más subvenciones beneficiaría al concesionario al optimizar los requisitos administrativos y eliminar la duplicación de las tareas. La consolidación elimina el seguimiento de la asignación de costos en varias subvenciones de Head Start con diferentes ciclos de financiamiento. También reduce la presentación de informes y las revisiones y modificaciones presupuestarias por subvención, y la auditoría de múltiples subvenciones con diferentes ciclos. También les ofrece a los concesionarios la oportunidad de planificar y operar múltiples programas de Head Start y Early Head Start de manera más eficiente y cohesionada. El financiamiento apoyaría los programas de manera más integral, y los cuerpos directivos y los Consejos de Políticas se beneficiarían de una visión más singular de los presupuestos, las necesidades y las opciones.

Para el personal del programa, preparar una solicitud de subvención que refleje todas las necesidades, metas, servicios y opciones en lugar de dos o más solicitudes proporcionaría más cohesión a la planificación e implementación del programa. También dejaría más tiempo libre para la supervisión programática.

Se requeriría un PIR anual en lugar de dos o más, y los informes federales, como los cambios en los centros, el personal clave y la correspondencia, serían menos engorrosos.

Se dedicaría menos tiempo a darle seguimiento de manera interna al tiempo del personal por cada subvención. La consolidación permitiría una mayor flexibilidad para que el personal trabajara según fuera necesario o para que se beneficiara del financiamiento de la asistencia técnica sin tener que preocuparse por la asignación de costos.

Riesgos
Los concesionarios también deben considerar los riesgos. Consolidar las subvenciones existentes o consolidar una subvención existente con financiamiento de una nueva adjudicación competitiva o no competitiva significa que todos los fondos están sujetos al período del proyecto de la subvención que se recibió primero.

Por ejemplo, si tiene una subvención existente en su tercer año de un período de proyecto de cinco años y su agencia recibe otra subvención en su segundo año, la consolidación significaría que los fondos de la subvención más reciente adoptarían el período del proyecto en correspondencia con los meses restantes de la subvención que se recibió primero. Del mismo modo, si su agencia recibe nuevos fondos y solicita consolidar los nuevos fondos en una subvención existente, esos nuevos fondos tendrán un período del proyecto en correspondencia con los meses restantes de la subvención existente. Si su agencia solicita consolidar fondos de subvención nuevos o existentes con una subvención que cumpla con una de las condiciones del DRS y está obligada a competir por la renovación del financiamiento, el financiamiento competitivo disponible a través de un Anuncio de Oportunidad de Financiamiento incluirá el nuevo financiamiento que se consolidó con la subvención ya existente.

Los concesionarios que consideren la oportunidad de solicitar la consolidación de las subvenciones deben asegurarse de que los cuerpos directivos participen plenamente en las discusiones y sean conscientes tanto de los riesgos como de los beneficios de la consolidación. Una vez que se apruebe e implemente la solicitud de consolidación, esta no se puede revocar. Los concesionarios que consideren la consolidación también deben evaluar su capacidad fiscal para actualizar los sistemas y políticas y procedimientos fiscales para dar cabida a un posible cambio en el número de adjudicaciones de subvención.

Subvenciones para Asociaciones entre Early Head Start y Cuidado Infantil y para la expansión de Early Head Start
Los concesionarios con más de una subvención financiada conforme con los códigos de contabilidad HP, HI y HM pueden presentar una solicitud de consolidación para estas subvenciones. Sin embargo, debido a la naturaleza de los fondos asignados, estas subvenciones no se pueden combinar con las subvenciones de Head Start y Early Head Start conforme con los códigos de contabilidad CH, CI y CM.

Anuncios de Oportunidades de Financiamiento Competitivo
Las nuevas oportunidades de financiamiento incluyen la consideración de las solicitudes de los interesados para complementar una subvención existente de Head Start. La adjudicación de subvención concedida como resultado de la competición (complemento competitivo) adoptaría el tiempo restante del período del proyecto de la adjudicación de la subvención existente, que puede ser inferior a 60 meses. Las adjudicaciones competitivas complementarias pueden resultar en una cantidad reducida de fondos debido al plazo reducido de la adjudicación. Se proporcionarán más orientaciones a los solicitantes interesados con los que la OHS entable conversaciones o negociaciones previas a la adjudicación.

Intención de consolidar subvenciones ya existentes
Se les pide a los concesionarios interesados en solicitar la consolidación de subvenciones múltiples que notifiquen a la OHS de sus intenciones usando el Head Start Enterprise System (HSES, sigla en inglés).

Utilice la correspondencia del HSES y escriba en el asunto "Intención de consolidar subvenciones". Marque la casilla "Seleccionar todo el personal clave de la oficina regional". El contenido de la correspondencia debe incluir los números de la subvención que desea consolidar.

La OHS discutirá los próximos pasos, los plazos y las implicaciones fiscales, así como cualquier inquietud que se deba abordar antes de que se envíe la solicitud formal.

Envío y aprobación de la solicitud formal
Los concesionarios deben solicitar formalmente la combinación de subvenciones mediante el envío de una solicitud de subvención (p. ej., Cambio del alcance, Nueva subvención no competitiva, Continuación de subvención no competitiva, Complemento, etc.). Indique que la solicitud incluye un Cambio del alcance "Solicitud de consolidación de subvenciones" al marcar la casilla correspondiente.

A los concesionarios que negocian una subvención competitiva se les pide que envíen una solicitud a través del HSES para la subvención que se va a complementar. La solicitud debe incluir cualquier información adicional necesaria para tramitarla, como un presupuesto actualizado, exenciones, asignación de costos y cambios en la estructura del programa como resultado de la consolidación.

La Administración para Niños y Familias se reserva el derecho de denegar o retrasar la aprobación de solicitudes para consolidar las subvenciones de Head Start.

Póngase en contacto con su Oficina Regional si tiene preguntas sobre cómo solicitar la consolidación de subvenciones.

Gracias por su labor en favor de los niños y las familias.

/ Dra. Deborah Bergeron /

Dra. Deborah Bergeron
Directora
Oficina Nacional de Head Start
Oficina de Desarrollo en la Primera Infancia