Esta Instrucción del Programa (PI, sigla en inglés) notifica a los concesionarios acerca de los requisitos para la presentación del informe financiero federal estándar (SF)-425 de las transacciones de efectivo y para los gastos al Sistema de gestión de pagos del Departamento de Salud y Servicios Humanos de EE.UU. (HHS, sigla en inglés)

Presentación del informe financiero federal SF-425

Todos los concesionarios de Head Start están obligados a presentar informes financieros detallando las transacciones de efectivo cargadas a su adjudicación federal e informes separados que detallan otros tipos de gastos para la misma adjudicación. Para la mayoría de los concesionarios, se satisfacen los requisitos utilizando el mismo informe, el informe financiero federal SF-425.

Los informes de las transacciones en efectivo se realizan trimestralmente en línea en el sistema de gestión de pagos de la HHS (PMS, sigla en inglés) en los renglones 10a–c de SF-425. Los gastos, las obligaciones y liquidaciones se comunican ya sea trimestral, semestral o anualmente a la Administración para Niños y Familias (ACF, sigla en inglés) en los renglones 10d–o de SF-425. Los concesionarios de Head Start actualmente cumplen sus requisitos de presentar informes a la ACF enviando por correo postal o escaneando y enviando por correo electrónico el formulario a su especialista fiscal asignado.

La ACF y el Centro de apoyo de los programas están colaborando en la presentación del informe SF-425 para reducir la carga de los concesionarios, ayudar a reconciliar los gastos y desembolsos y permitir la oportuna liquidación de las subvenciones.

A partir de las adjudicaciones del año fiscal (AF) de 2016, este sistema de notificación separada en línea se consolidó en un solo sistema para los informes. Empezando con estas adjudicaciones, tanto las transacciones en efectivo (líneas 10a-c) y los gastos, obligaciones y liquidaciones (líneas 10d-o) se informan a través de las cuentas en línea del concesionario con PMS. Cada concesionario tiene una cuenta de PMS para acceder al SF-425 y completarlo. Si su oficina necesita ofrecer acceso a más usuarios, por favor comuníquese con su representante de PMS.

Tenga en cuenta las siguientes condiciones importantes:

• Este método de presentar informes entró en vigor con los informes financieros del año fiscal 2016.
• Los informes restantes que todavía se requieren, o se hayan revisado, para el año fiscal 2015 o antes, deben presentarse como un documento escaneado y cargado al archivo Grant Notes en GrantSolutions.
• Los informes SF-425 se deben presentar según lo requieran los términos y condiciones de la subvención.
  • Los informes se deberán presentar en una de las fechas habituales en que se exige presentar el informe de efectivo a PMS o al final de un trimestre natural, según lo determine la ACF. Véase la tabla 1.
• A menos que se indique lo contrario, como por ejemplo, mediante los términos y condiciones o una condición especial de la notificación de la adjudicación, se espera que todos los concesionarios de Head Start presenten tres informes para cada aviso de adjudicación y cada período presupuestario que hayan recibido.
• Generalmente, las adjudicaciones son para un período presupuestario de 12 meses. Los concesionarios de Head Start continuarán presentando los siguientes informes:
  • Informe semestral
  • Informe anual
  • Informe final
• Los informes semestrales y anuales son acumulativos, cubriendo los gastos, ya sean de seis o 12 meses, respectivamente.
• Los informes finales se deberán presentar en la fecha de la presentación trimestral para el trimestre, después del final de su período presupuestario. Los concesionarios que tienen períodos presupuestarios a partir del 1 de febrero, 1 de mayo, 1 de agosto y 1 de noviembre son la excepción. En estos casos, los informes finales se deberán presentar en la fecha de presentación trimestral para el trimestre en que finalizó el período presupuestario del concesionario. Ningún informe final se debe presentar antes de 90 días de finalizar el período presupuestario correspondiente.
• La casilla 12 del informe final debe incluir lo siguiente:
  • Cantidad total del reembolso del Departamento de Agricultura de EE.UU. (USDA, sigla en inglés): $________
    Total de gastos de desarrollo y de administración: $________ (federal y no federal)
  • Si se ha informado de un saldo no comprometido de fondos federales en la línea 'h', el concesionario debe proporcionar un desglose de gastos federales totales para cada "CAN NO.", que aparece en la casilla 25, información financiera, en el más reciente aviso de adjudicación para el período presupuestario.
• Para su comprensión, véase el cuadro siguiente. Téngase en cuenta que en algunos casos, el informe anual y el informe final se deberán presentar en la misma fecha.

Tabla 1. Encuentre el mes en que comienza su período presupuestario de Head Start en la columna 1 y luego vaya leyendo por esa línea.

* Los informes anuales y finales se deben presentar en la misma fecha.

Presentación del informe de bienes personales tangibles SF-428

Los concesionarios están obligados a proporcionar el informe de bienes personales tangibles SF-428 y el SF-428B y si fuera necesario, el SF-428S, a más tardar, 90 días después del cierre del período del proyecto. Los concesionarios deben escanear y descargar copias de los informes SF-428 completados en las carpetas especificadas de la sección Notas de la subvención [Grant Notes] de GrantSolutions.

Las preguntas relacionadas con los informes fiscales y otros requisitos administrativos deben dirigirse al especialista asignado para la gestión de subvenciones, identificado en el Head Start Entrerprise System (HSES). Si su oficina necesita cuentas adicionales de PMS, póngase en contacto con su representante de PMS en el www.dpm.psc.gov (en inglés).

Gracias por su labor en favor de los niños y las familias.

/ Ann Linehan /

Ann Linehan 
Directora Interina
Oficina Nacional de Head Start

Recursos:
Formularios de informes después de las adjudicaciones: SF-425 y SF-428 (en inglés)