La Ley de Head Start exige que la participación federal de los costos totales del programa Head Start no exceda el 80 por ciento del presupuesto total del concesionario, a menos que se haya otorgado una exención para la misma. (Ley de Head Start, sección 640(b)). Si la agencia concesionaria no obtiene ni documenta adecuadamente la participación federal requerida del 20 por ciento (u otra cantidad de contrapartida aprobada), puede que se haga una desestimación o anulación de los fondos federales. La participación no federal debe cumplir los mismos criterios de ser deducible que los otros costos en los que se haya incurrido y hayan sido pagados con fondos federales.

Entendemos que los concesionarios están operando en tiempos económicamente difíciles. Fuentes históricas de participación no federal pueden limitar o eliminar sus donaciones y contribuciones. Por ejemplo, la donación o el espacio y las instalaciones de costo reducido pueden ser menos accesibles, los fondos estatales, de pre-K, y otras fuentes de financiación de la primera infancia pueden ser reducidas, y las fuentes de las donaciones pueden disminuir. Sin embargo, los concesionarios deben ser conscientes de que el incumplimiento de los requisitos para la participación no federal puede dar lugar a graves consecuencias financieras. A continuación puede verse un ejemplo del impacto de una desestimación de la participación no federal:

Máxima participación federal después de volverla a calcular: $980,000 x 80% = $784,000 (80% de la cantidad real de la subvención)

Cantidad de la desestimación: $800,000 - $784,000 = $16,000

Teniendo en cuenta el impacto potencial de una desestimación, es importante que los concesionarios revisen cuidadosamente la idoneidad de sus sistemas de documentación de las contribuciones de participación no federal. Los fondos federales de origen no son admisibles como participación no federal sin el lenguaje legal específico que permite este uso de fondos federales (45 CFR § 74.23 (a) (5) y § 92.24 (b) (1)). Los concesionarios deberían volver a examinar la fuente de la financiación estatal histórica para asegurarse de que los fondos estatales no hayan sido reemplazados por los fondos de origen federal. Los concesionarios deben garantizar que las reclamaciones por espacio donado y la reducción de costos en las instalaciones involucren a un tercero no vinculado, y reflejen el valor justo del mercado de alquiler de la propiedad en el momento de la donación, según lo establecido por un tasador independiente, y certificado por un funcionario responsable del concesionario (45 CFR § 74.23 (h) y § 92.24 (d)). Los concesionarios deben garantizar que las alegaciones de la participación no federal para el uso de instalaciones propiedad de una parte relacionada se limiten a la depreciación o el uso (45 CFR § 74.23 (g)). Se recuerda a los concesionarios que consideren cuidadosamente todos los elementos de participación no federal para garantizar que estén debidamente documentados y cumplir las mismas normas de razonable, asignable y necesario para el cumplimiento de los objetivos del proyecto que se aplican a los gastos directos del programa.

La Oficina Nacional de Head Start hace cumplir los requisitos para los fondos de contrapartida para cada período presupuestario. El informe anual SF-424 presentado por el concesionario refleja la participación no federal de contrapartida propuesta por el concesionario. La cantidad de contrapartida propuesta no podrá ser inferior al 20 por ciento, a menos que se reciba una exención por escrito del concesionario emitida por el Secretario del Departamento de Salud y Servicios Humanos, o su designado/a.

Los concesionarios que buscan activamente la participación no federal, pero se enfrentan a circunstancias de la comunidad que generan la preocupación de que el requisito del 20 por ciento de contrapartida no se puede cumplir, deben considerar la presentación de una solicitud por escrito de renuncia a la solicitud de devolución anual. Si los requerimientos no pueden cumplirse debido a circunstancias que surjan durante el ejercicio presupuestario, se les anima a los concesionarios a presentar de inmediato una solicitud de renuncia a su Oficina Regional. Los concesionarios están advertidos de que las exenciones sólo se aplican a un período presupuestario y, si es necesario, el concesionario deberá solicitar una nueva exención por un período presupuestario subsiguiente.

Las siguientes circunstancias se tienen en cuenta para determinar si una exención será concedida. Los concesionarios que soliciten exención deben proporcionar información detallada suficiente en sus solicitudes de exención como para permitir un examen cuidadoso de las circunstancias del caso:

(1) la falta de recursos disponibles en la comunidad que puede impedir que la agencia Head Start  proporcione la totalidad o una parte de la contribución de fondos no federales que se requiera;

(2) el impacto del costo en el que la agencia Head Start puede incurrir en los primeros años que lleva a cabo dicho programa;

(3) el impacto de un aumento imprevisto de los costos en los que la agencia de Head Start puede incurrir para llevar a cabo dicho programa;

(4) si la agencia de Head Start se encuentra en una comunidad afectada por una catástrofe, y

(5) el impacto que se produciría en la comunidad si la agencia Head Start dejara de llevar a cabo dicho programa.

Ley de Head Start Sección 640(b).
CITAS: 2 CFR 220, 2 CFR 225, 2 CFR 230, 45 CFR Parte 74, 45 CFR Parte 92, 45 CFR 1301.20, 45 CFR 1301.21

Rogamos dirija cualquier pregunta sobre esta Instrucción del Programa a la Oficina Regional de Head Start que le corresponda.

/ Yvette Sanchez Fuentes /

Yvette Sanchez Fuentes
Directora
Oficina Nacional de Head Start