El Consejo de normas de contabilidad financiera (FASB, sigla en inglés) emitió una guía actualizada sobre contabilidad de arrendamiento (Actualización de normas de contabilidad 2016-2).  Su propósito es mejorar los informes financieros sobre las transacciones de arrendamiento.  La guía les concierne a todos los concesionarios de Head Start que arriendan activos de capital, como bienes raíces y equipos.

Reconocer, medir y presentar los gastos y flujos de efectivo derivados de un arrendamiento dependerá principalmente de su clasificación como arrendamiento financiero (finanzas) o arrendamiento operativo.  Es esencial que los concesionarios representen e imputen los costos de los arrendamientos en función de su clasificación adecuada.  El incumplimiento de los requisitos de las instalaciones de Head Start y las regulaciones fiscales que definen y limitan los costos de arrendamiento permitidos puede traer como resultado desautorizaciones considerables.

Definición de Arrendamiento financiero

Un arrendamiento debe clasificarse como un arrendamiento financiero si cumple cualquiera de los cuatro criterios específicos siguientes. Si no cumple con estos criterios, es un arrendamiento operativo.

1. El arrendamiento transfiere la posesión de la propiedad al arrendatario (concesionario) al final del plazo de arrendamiento.
2. El contrato de arrendamiento incluye una opción de compra a precio reducido para permitir que el arrendatario compre la propiedad a un precio por debajo del valor razonable de mercado esperado en el momento en que se ejerce la opción.
3. El plazo de arrendamiento equivale al 75 % o más de la vida económica estimada de la propiedad arrendada.
4. Los pagos mínimos de arrendamiento durante el plazo del arrendamiento igualan o superan el 90 % del valor razonable de mercado de la propiedad arrendada al comienzo del arrendamiento.

En la página 8 de la Norma de contabilidad financiera 13, Contabilidad de arrendamientos (en inglés) se incluye una explicación detallada de estos criterios.

Arrendamientos financieros

Los Requisitos administrativos uniformes, principios de los costos y requisitos de las auditorías para las adjudicaciones del Departamento de Salud y Servicios Humanos de los Estados Unidos (la Guía Uniforme) en 45 CFR §75.465(c)(5) (en inglés) limitan la cantidad de costos de alquiler para arrendamientos que se requieren para ser tratados como arrendamientos financieros según los principios de contabilidad generalmente aceptados (GAAP, sigla en inglés), y arrendamientos que no siguen el principio de plena competencia.  Los costos de alquiler se limitan a la cantidad que se permitiría si la entidad no federal (concesionario) comprara la propiedad en la fecha en que se firmó el contrato de arrendamiento.  Este importe incluye gastos como depreciación, mantenimiento, impuestos y seguro.

Las Normas de Desempeño del Programa Head Start (HSPPS, sigla en inglés) incluyen el uso de los fondos de la subvención para hacer un pago en virtud de un contrato de arrendamiento financiero en la definición de Compra (45 CFR §1305.2).  En consecuencia, los arrendamientos financieros deben someterse a aprobación antes de la ejecución de conformidad con 45 CFR Parte 1303 Subparte E de la misma manera que otros acuerdos de compra de instalaciones y gravámenes.  El uso de los fondos de Head Start para hacer pagos en virtud de un arrendamiento financiero activa el requisito de presentar un aviso de interés federal como se describe en 45 CFR §1303.46(b).

La información relacionada con los arrendamientos financieros también debe incluirse en el Informe anual sobre bienes inmuebles del concesionario en el SF-429 con Anexo A.

Arrendamientos operativos

Los costos de alquiler en virtud de arrendamientos que siguen el principio de plena competencia son permisibles si son razonables y no exceden los costos de alquiler de propiedades comparables teniendo en cuenta las condiciones del mercado local, la disponibilidad de alternativas y el tipo, la expectativa de vida, la condición y el valor de la propiedad arrendada.  Si los pagos de arrendamiento operativo se incrementan más allá del valor justo de mercado de alquiler para permitir que un arrendador recupere al menos el 90 % del costo de las renovaciones significativas a la propiedad arrendada, el acuerdo de arrendamiento es un arrendamiento financiero.  Consulte Definición de Arrendamiento financiero No. 4 más arriba.  La renovación principal está sujeta a aprobación previa, al cumplimiento con 45 CFR Parte 1303 Subparte E y los resultados de interés federal.

Pagos de arrendamiento financiero

Los concesionarios no tienen prohibido establecer arrendamientos financieros.  Sin embargo, deben clasificar debidamente, explicar y recibir la aprobación para dichos arrendamientos de acuerdo con los GAAP, la Guía Uniforme y las normas HSPPS.

Un concesionario que considere un acuerdo de arrendamiento financiero debe tener en cuenta lo siguiente:

• Un arrendamiento financiero es un acuerdo de compra, y un gravamen, según las normas HSPPS. Está sujeto a todos los requisitos de 45 CFR Parte 1303 Subparte E, incluida la presentación del SF-429 con el Anexo B (compra) y el Anexo C (gravamen) en el Online Data Collection System de GrantSolutions (OLDC, sigla en inglés), y la aprobación previa de la Administración para Niños y Familias. Los concesionarios también están obligados a presentar un aviso de interés federal para proteger los fondos federales utilizados para hacer pagos de arrendamiento financiero.
• A menos que el arrendamiento financiero reciba una aprobación previa por escrito de conformidad con 45 CFR Parte 1303 Subparte E, el concesionario solo podrá imputar los gastos a su adjudicación de Head Start por los montos que se permitirían si el concesionario tuviera el título de la instalación arrendada; gastos tales como depreciación, mantenimiento, impuestos (si corresponde al concesionario); y seguros.
• En caso de que el incumplimiento de las regulaciones correspondientes a los arrendamientos financieros dé lugar a gastos imputados no permitidos para una adjudicación de Head Start, se puede realizar una desautorización de los pagos realizados durante todo el período del arrendamiento financiero.

Los concesionarios deben examinar cuidadosamente el acuerdo de arrendamiento propuesto cuando determinen su carácter como arrendamientos operativos o financieros para garantizar el cumplimiento de las regulaciones fiscales correspondientes y evitar cantidades potencialmente significativas de costos no permitidos.

Gracias por su labor en favor de los niños y las familias.

/ Dra. Deborah Bergeron /

Dra. Deborah Bergeron
Directora
Oficina Nacional de Head Start
Oficina de Educación en la Primera Infancia