Esta Instrucción del Programa (PI, sigla en inglés) notifica a los destinatarios de la subvención sobre los requisitos de presentación del Formulario Estándar de Informe Financiero Federal (SF, sigla en inglés) 425 para presentar gastos al Sistema de gestión de pagos (PMS, sigla en inglés) del Departamento de Salud y Servicios Humanos de los Estados Unidos (HHS, sigla en inglés), y del SF 428 para bienes personales tangibles. El HHS adoptó la disposición 2 CFR §200.344 (en inglés) para el cierre de las adjudicaciones federales. En este sentido, el período de liquidación para el cierre ahora es de 120 días calendario como máximo, luego del fin del período de ejecución (es decir, el período del proyecto). Esto solo se aplica al cierre del proyecto, no a los períodos presupuestarios dentro del proyecto. La frecuencia de presentación de informes se actualiza con los detalles que se identifican a continuación.

Esta PI sustituye a la ACF-PI-HS-17-04.

Presentación del informe financiero federal SF-425

Todos los destinatarios de subvenciones de Head Start deben presentar informes financieros que detallen los gastos incurridos para sus adjudicaciones. Los requisitos de presentación de informes para la mayoría de los destinatarios de subvenciones se satisfacen utilizando el Informe Financiero Federal SF-425. Los destinatarios de subvenciones actualmente presentan tres informes SF-425 para un período presupuestario de 12 meses.

Las adjudicaciones federales que tengan períodos presupuestarios que comiencen a partir del 1 de octubre de 2023 solo deberán presentar un informe semestral y un informe anual para un período presupuestario. Generalmente, las adjudicaciones son para un período presupuestario de 12 meses. Los informes semestrales y anuales son acumulativos, y abarcan los gastos de seis o 12 meses, respectivamente.

Tenga en cuenta las siguientes condiciones importantes:

• Los informes SF-425 se deben presentar en las fechas que establezcan los términos y condiciones de la adjudicación.
  • Los informes deberán ser presentados en una de las fechas estándar o al final de un trimestre calendario, según lo determine la ACF. Véase la tabla 1.
• A menos que se indique lo contrario, por ejemplo, a través de los términos y condiciones o una condición especial en el Aviso de adjudicación, se espera que todos los destinatarios presenten dos informes por cada período presupuestario.
  • Los informes anuales deben presentarse 90 días después del final del período presupuestario aplicable.
  • Los informes finales del proyecto deben presentarse a más tardar 120 días calendario después del fin del período del proyecto.
• La casilla 12 de los informes finales y anuales debe incluir lo siguiente:
  • Monto total del reembolso del Departamento de Agricultura de Estados Unidos (USDA, sigla en inglés) o del Programa de Alimentos para el Cuidado de Niños y Adultos (CACFP, sigla en inglés): $____
  • Total de gastos administrativos y de desarrollo: $____
  • Si se ha informado de un saldo no comprometido de fondos federales en la línea "h", el destinatario debe proporcionar un desglose de los gastos federales totales para cada "FY-ACCOUNT NO", que aparece en la casilla 34, Código de clasificación contable, en el Aviso de adjudicación para el período presupuestario.
  • Si los ingresos del programa se declaran en la línea "l", el destinatario debe informar la fuente de ingresos del programa

Para comprender las fechas de vencimiento de las presentaciones, consulte la siguiente tabla.

Presentación del informe de bienes personales tangibles SF-428

Los destinatarios deben presentar el informe de bienes personales tangibles SF-428 y SF-428B, además del SF-428S (si fuera necesario), a más tardar 120 días después del cierre del período del proyecto. Los destinatarios deben escanear y cargar las copias completadas de los informes SF-428 en las carpetas especificadas de la sección Notas de la subvención [Grant Notes] de GrantSolutions. Los formularios e instrucciones SF-428 (en inglés) se pueden encontrar en el sitio Grants.gov.

Las preguntas relacionadas con las presentaciones de informes fiscales y otros requisitos administrativos deben dirigirse al especialista asignado para la gestión de subvenciones, identificado en el sistema Head Start Entrerprise System. Póngase en contacto con su representante del PMS si su programa requiere ayuda con las cuentas del PMS.

Gracias por su labor en favor de los niños y las familias.

Atentamente,

/ Khari M. Garvin /

Khari M. Garvin
Director
Oficina de Head Start