Esta Instrucción del Programa (PI, sigla en inglés) resume el proceso que se debe seguir para solicitar los fondos de Ayuda para desastres con el fin de que se restablezcan los servicios de Head Start y Early Head Start tras los huracanes Harvey, Irma y María, y que se reemplacen la propiedad y las instalaciones que hayan sufrido daños o hayan sido destruidas. También tiene como objetivo ayudar a los cuerpos directivos y al personal administrativo clave a determinar el monto y el tipo de ayuda que se necesita.

El 9 de febrero de 2018, el presidente Trump firmó la Ley de presupuesto bipartidista de 2018 (la Ley). Esta Ley destina $637,500,000 en financiamiento de emergencia para gastos necesarios relacionados directamente con las consecuencias de los huracanes Harvey, Irma y María, incluida la emisión de pagos de conformidad con la Ley de Head Start. Este financiamiento está disponible para satisfacer las obligaciones dispuestas por el Departamento de Salud y Servicios Humanos (HHS, sigla en inglés) hasta el 30 de septiembre de 2021.

La temporada de huracanes del 2017 ha sido una de las más devastadoras de la historia, ya que Harvey, Irma y María afectaron a Florida, Texas, Puerto Rico y las Islas Vírgenes de los Estados Unidos. El alcance de la interrupción de los servicios y daños a la propiedad, que tuvo lugar como consecuencia de estos huracanes, es muy variado. No es posible identificar por adelantado todos los casos en los que podrían necesitarse fondos de Ayuda para desastres con el fin de enfrentar las consecuencias de los huracanes del 2017.

Los concesionarios no están limitados a una sola solicitud y pueden ser financiados gradualmente en base a las necesidades específicas de los proyectos. Las decisiones relacionadas con el financiamiento se tomarán sobre la base de la información contenida en la solicitud y en función de la disponibilidad general de fondos y de las necesidades globales. Es posible que las necesidades de recuperación de los desastres no reflejen plenamente la forma en que se prestaban los servicios antes de los huracanes de 2017, pero responderán a la situación actual de las comunidades.

Solicitudes de financiamiento

Los concesionarios deberán realizar una minuciosa evaluación de las necesidades programáticas actuales y de la comunidad, que tenga en cuenta las consecuencias inmediatas, temporales y a largo plazo, además de los gastos relacionados con estos huracanes. El contenido narrativo de las solicitudes debe explicar claramente cuáles de las siguientes categorías de financiamiento se incluyen en la solicitud:

1. Instalaciones
2. Materiales, suministros y equipos
3. Operaciones del programa
4. Servicios adicionales de nutrición, salud, salud mental y dental
5. Capacitación y asistencia técnica (T/TA, sigla en inglés)
6. Gastos para la recuperación del desastre en los que se haya incurrido antes de que estuvieran disponibles los fondos de conformidad con la Ley.

Cada actividad propuesta para una subvención deberá exponer claramente los plazos para su ejecución y terminación. Los plazos de término de proyectos, incluidas las actividades principales de cada fase, deben establecerse en forma explícita en la solicitud. Hemos proporcionado una breve descripción de cada área para ayudar a los programas a preparar las solicitudes de financiamiento.

1. Pueden solicitarse
fondos de Ayuda para desastres para cubrir los costos relacionados con las reparaciones, renovaciones, compra y construcción de instalaciones. También pueden enviarse solicitudes de fondos para cubrir los gastos de planificación, incluidas las evaluaciones, los servicios de arquitectura e ingeniería y las solicitudes de licitaciones. Se insta a los concesionarios a que realicen una evaluación minuciosa de las necesidades temporales y a largo plazo de sus instalaciones, incluidas las áreas de juego al aire libre. Los daños estructurales y los problemas ambientales que no se identifiquen y aborden adecuadamente pueden significar un peligro y un riesgo para la salud, aunque hayan pasado meses desde que ocurrieron los daños. Animamos a los programas a que consideren recurrir a los servicios de un ingeniero civil, arquitecto y asesor del medio ambiente durante la fase de evaluación para que puedan determinar todos los gastos en los que tendrían que incurrir para la restauración total del lugar. Los programas deben tener en cuenta los gastos que implican cumplir con los códigos de construcción actuales. Las actividades de las instalaciones en el ámbito de las Normas de Desempeño del Programa Head Start (HSPPS, sigla en inglés) en Subparte E—Instalaciones, 45 CFR § 1303 deben contar con una solicitud, según se exige, y todos los proyectos deben cumplir con las regulaciones de construcción, requisitos y códigos correspondientes. Los concesionarios deben presentar garantía de que los fondos solicitados no se usarán para costos reembolsados por la Agencia Federal para el Manejo de Emergencias (FEMA, sigla en inglés), bajo un contrato de seguro o por un autoseguro.

Tenga en cuenta lo siguiente: Los concesionarios de la Administración para Niños y Familias (ACF, sigla en inglés) que compren, construyan o renueven instalaciones con los fondos de Head Start deberán enviar el formulario estándar (SF)-429, Informe de la situación de los bienes inmuebles y sus anexos. Por tanto, además de la solicitud 1303 para pedir fondos de Asistencia para desastres, deberá enviarse el SF-429-B,Solicitud para adquirir, mejorar o amueblaral sistema de Recopilación de datos en línea (OLDC, sigla en inglés). Véanse los Requisitos a discreción después de una adjudicación (Discretionary Post-Award Requirements, en inglés), el ACF-PI-HS-17-03 Presentación electrónica del formulario estándar sobre bienes inmuebles (SF)-429 y anexos, y los requisitos administrativos correspondientes, 45 CFR §75.318 (en inglés) y §75.343 (en inglés) si desea más información. También, según el 45 CFR § 1303.42 (a)(1) y (b), antes de que un concesionario pueda solicitar fondos para comprar, construir o renovar una instalación de conformidad con el § 1303.44, deberá demostrar, entre otras cosas, que la compra, construcción o renovación considerable que ha sido propuesta es necesaria porque la ausencia de instalaciones adecuadas en el área de servicio del concesionario limitaría las operaciones del programa.

2. Materiales, suministros y equipos
Algunos concesionarios han reportado grandes pérdidas en materiales, suministros, muebles y equipos. Los programas deben realizar una revisión minuciosa de cada centro afectado para garantizar que las solicitudes de financiamiento cubran todos los gastos en los que tendrían que incurrir para reemplazar vehículos dañados o perdidos, equipos, materiales, muebles y suministros. Las revisiones de las pérdidas del programa deben incluir las áreas de juego al aire libre, las cocinas, las oficinas administrativas y del programa y cualquier otra área de servicio. Los programas también pueden solicitar vehículos, equipos, materiales, muebles y los suministros necesarios que les permitan ofrecer servicios temporales hasta que los servicios del programa puedan restablecerse en su totalidad. Consulte el ACF-IM-HS-17-02 Recuperación tras los desastres de los huracanes de 2017 para que se asegure de recibir la aprobación necesaria antes de comprar cualquier equipo de más de $25,000 hasta el 31 de mayo de 2018, y después de esa fecha, para la compra de cualquier equipo de más de $5,000.

Tenga en cuenta lo siguiente: Los concesionarios de ACF que compren cualquier propiedad personal tangible o equipo con un costo por unidad de $5,000 o más y suministros residuales con un valor de mercado justo agregado de más de $5,000 tienen que enviar el Formulario de propiedad personal tangible SF-428. Por tanto, deben enviar el SF-428 Anexo C—Solicitud de disposición de equipos y suministros a la Oficina de Subvenciones Regionales que le han asignado para su procesamiento y aprobación. Véase los Requisitos a discreción después de una adjudicación (Discretionary Post-Award Requirements, en inglés) y ACF-PI-HS-17-04 Informes federales en los formularios estándar (SF) 425 y 428, y los requisitos administrativos correspondientes 45 CFR §75.320 (en inglés) y §75.321 (en inglés) si desea más información.

3. Operaciones del programa
Sabemos que algunas familias se han mudado como consecuencia de los huracanes del 2017. Otras siguen en su comunidad, pero puede ser que hayan tenido que irse de sus casas. En estos momentos, un número mayor de familias está experimentando la falta de un hogar que antes de los huracanes, por lo que los programas deben hacer todo lo posible para valorar las necesidades de servicio inmediatas y actuales de las comunidades que se encuentran en su área de servicio.

Los programas deben tener en cuenta los servicios basados en el hogar, las sesiones dobles y el aumento de las horas diarias o de días al año para poder satisfacer las necesidades de la comunidad. Por ejemplo, con la doble sesión se puede ofrecer servicios a más niños de manera temporal, pero extender los días y ofrecer servicio en verano puede ser mejor para satisfacer las necesidades de continuidad de los niños sin hogar o en una vivienda provisional. También podría ser necesario reducir la proporción maestro-niño para aumentar el número de maestros por salón de clases con el fin de apoyar apropiadamente los horarios cambiantes de los programas y la transición de los servicios. Los programas deberían considerar la gama completa de servicios y apoyos a las familias que sean necesarios para respaldar o suplementar las operaciones del programa hasta que los servicios se restablezcan en su totalidad.

4. Servicios adicionales de nutrición, salud, salud mental y dental
Los niños, las familias y el personal se han visto perturbados y estresados debido a los huracanes del 2017. En algunas áreas, puede que las casas todavía no tengan servicio eléctrico o agua potable. Puede ser que las familias no puedan satisfacer a plenitud sus necesidades nutricionales y de salud bajo esas circunstancias. Las condiciones después de un huracán también hacen que aumente el riesgo de que se infecten las heridas y se propaguen enfermedades como la leptospirosis, una infección bacteriana. Los programas deben considerar qué medidas pueden tomar, en conjunto con los socios comunitarios, para abordar las necesidades de salud, salud mental y dental, y las necesidades relacionadas con la nutrición como resultado de los huracanes. Para ello podrían emplear o contratar a médicos calificados que puedan trabajar en los centros directamente con los niños, las familias y el personal. Los programas también podrían concluir que necesitan emplear a más trabajadores sociales de la familia u otro personal para que los apoyen en la recuperación tras los huracanes.

5. Capacitación y asistencia técnica (T/TA, sigla en inglés)
La Oficina Nacional de Head Start (OHS, sigla en inglés) creará estrategias y recursos, también a través del sistema de T/TA, para apoyar a los programas que fueron afectados por los huracanes del 2017. Reconocemos que cada programa ha aprendido bastante después de haber experimentado estos desastres. Cada uno de ellos ha identificado acciones y estrategias necesarias para fortalecer y crear procedimientos de respuesta ante emergencias, capacidad de personal, instalaciones y desarrollo profesional. Esta es también una buena oportunidad para que los programas locales colaboren con las organizaciones de ayuda y otros programas para la primera infancia en sus comunidades. Si se solicitan fondos de T/TA conforme a la Ley de Head Start § 648(d), los concesionarios deben establecer claramente las actividades en las que se usarán los fondos.

6. Gastos para la recuperación del desastre en los que se haya incurrido antes de que estuvieran disponibles los fondos de conformidad con la Ley
La OHS les dio flexibilidad a los concesionarios para que modificaran sus presupuestos operativos y pudieran utilizar los fondos operativos para comenzar con las actividades de recuperación después del desastre. Los concesionarios pueden solicitar los fondos de Ayuda para desastres y usarlos como reembolso por aquellos gastos necesarios que estén directamente relacionados con las consecuencias de los huracanes y que hayan sido pagados con anterioridad con los fondos operativos. Los fondos de Ayuda para desastres pagados como reembolso no son fondos sin restricciones y deben usarse para gastos autorizados del programa o para gastos en la recuperación del desastre.

Cuando envíen las solicitudes de Ayuda para desastres, los concesionarios deben explicar de qué forma los fondos están relacionados con las consecuencias de los huracanes Harvey, Irma o María. También deben presentar garantía de que los fondos solicitados no se usarán para costos reembolsados por FEMA, bajo un contrato de seguro o por un autoseguro.

Información y restricciones de la adjudicación

Los concesionarios elegibles recibirán los fondos de la Ayuda para desastres como una adjudicación de la subvención aparte de la subvención base para las operaciones de Head Start y Early Head Start. Los fondos de la Ayuda para desastres deben ser adjudicados por OHS antes del 30 de septiembre de 2021. Durante el período de disponibilidad de fondos, los concesionarios pueden solicitar los fondos de la Ayuda para desastres que necesitan de una vez o hacer solicitudes sucesivas de los fondos que se necesitan.

Todos los fondos de la Ayuda para desastres deben agotarse dentro de 24 meses desde la fecha de la adjudicación, a menos que la Oficina de Administración y Presupuesto (OMB, sigla en inglés) apruebe una exención de clase. Los fondos que no se empleen deben ser devueltos al HHS.

Ninguno de los fondos de la Ayuda para desastres adjudicado a los concesionarios se incluirá en el cálculo del subsidio base del concesionario en los años fiscales sucesivos. Los fondos de la Ayuda para desastres no están sujetos al requisito de asignación de la Sección 640(a) de la Ley de Head Start.

Las obligaciones en las que se ha incurrido por gastos directamente relacionados con las consecuencias de los huracanes Harvey, Irma o María antes de recibir los fondos de Ayuda para desastres, a no ser que pueda autorizarse, pueden cobrarse a la asignación de Ayuda para desastres que reciba el concesionario.

Los fondos de la Ayuda para desastres no están disponibles para aquellos gastos que hayan sido reembolsados por FEMA, bajo un contrato de seguro o por un autoseguro. Cualquier fondo de la Ayuda para desastres de la OHS adjudicado que haya sido pagado posteriormente por FEMA, por un seguro comercial o por un autoseguro deberá ser devuelto a la agencia que lo adjudicó.

La OHS seguirá de cerca las adjudicaciones de subsidios de Ayuda para desastres y requerirá que se hagan informes del contenido y la frecuencia. Es posible que se hagan visitas al lugar antes de que se gaste el dinero en ciertas actividades financiadas. Todos los concesionarios que reciban la adjudicación deberán enviar informes financieros y programáticos de las actividades y gastos financiados con la Ayuda para desastres.

Además de toda la información incluida en esta PI, los concesionarios también deben cumplir con todos los términos y condiciones del otorgamiento de la subvención.

Envío de las solicitudes de financiamiento

Todas las solicitudes de financiamiento tienen que enviarse a través de Head Start Enterprise System (HSES, sigla en inglés) conforme a la orientación que ofrezca la Oficina Regional y usando los siguientes formularios estándares y documentos complementarios:

• SF-424 Solicitud de ayuda federal (en inglés)
• SF-424A Información sobre el presupuesto—Programas de no construcción (en inglés)
• Contenido narrativo que describa el uso propuesto para los fondos
  • Todas las actividades y proyectos deben incluir un plazo que indique claramente cuándo se realizarán o tendrán lugar actividades o etapas importantes del proyecto y cuándo se completará el proyecto o actividad en su totalidad
• decisiones de los cuerpos directivos y el Consejo de Políticas,
• solicitud de exención de participación no federal si es necesario.
• Si solicita fondos para una renovación considerable, construcción o compra de instalaciones, también deberá enviar:
  • Un formulario SF-429, Informe del estado del bien inmueble—Página de presentación con anexo B (en inglés)
    • Las instrucciones de envío se encuentran en https://eclkc.ohs.acf.hhs.gov/es/policy/pi/acf-pi-hs-17-03.
  • Una solicitud que cumpla con todos los requisitos de conformidad con HSPPS Subparte E—Instalaciones, 45 CFR § 1303.

Dependiendo del uso propuesto para los fondos, puede ser que se exija más información sobre el proyecto o actividad.

Si tiene alguna pregunta sobre cómo enviar la solicitud de financiamiento, comuníquese con los especialistas en programas y subsidios que se le han asignado. Tenemos el compromiso de apoyar a su programa durante esta fase de reconstrucción y restauración.

Gracias por su labor en favor de los niños y las familias.

/ Ann Linehan /

Ann Linehan
Directora Interina
Oficina Nacional de Head Start

Ver también:
ACF-IM-HS-17-02 Recuperación tras los desastres de los huracanes de 2017