Esta Instrucción del Programa (PI) notifica a los concesionarios sobre un cambio en la presentación del Informe Financiero Federal SF-425 referente a las transacciones en efectivo y los gastos al Sistema de gestión de pagos (PMS, por su sigla en inglés) del Departamento de Salud y Servicios Humanos (HHS). Se les notifica también a los concesionarios que utilicen el sistema en línea GrantSolutions con el fin de obtener los Avisos de las adjudicaciones, para presentar el Informe del estado de bienes inmuebles SF-429 y el Informe de bienes personales tangibles SF-428.

Enlaces rápidos:

• Cambio en la presentación del Informe financiero federal SF-425 para el año fiscal (AF) 2016
• GrantSolutions
• Avisos de la adjudicación
• Cambio en la presentación del Informe del estado de bienes inmuebles SF-429
• Cambio en la presentación del Informe financiero federal SF-425 para el AF 2015, 2014 o antes
• Presentación del Informe de bienes personales tangibles SF-428

Cambio en la presentación del Informe financiero federal SF-425 para el año fiscal (AF) 2016

Todos los concesionarios de Head Start deberán presentar informes financieros detallando las transacciones en efectivo realizadas para sus adjudicaciones federales, así como informes separados que detallen los gastos realizados para esas mismas adjudicaciones. Para la mayoría de los concesionarios, los requisitos de la presentación de tales informes se satisfacen utilizando el mismo informe estándar; es decir, el Informe financiero federal 425 (SF-425).

Las transacciones en efectivo se realizan trimestralmente en línea mediante el Sistema de gestión de pagos (PMS) del HHS, en los renglones 10a, b y c del SF-425. Se informa acerca de los gastos, las deudas y las liquidaciones de modo trimestral, semestral o anual a la Administración para Niños y Familias (ACF). Tal información se halla en los renglones 10d hasta 10o del informe SF-425. Actualmente, los concesionarios de Head Start cumplen sus obligaciones sobre los informes a la ACF por correo postal o bien escaneando y enviando el informe a su especialista fiscal asignado para ello.

La ACF y el Centro de apoyo a los programas están colaborando para reducir la carga de los concesionarios a la hora de presentar el SF-425 y ayudarles para conciliar los gastos y los desembolsos y para permitir que las liquidaciones de las subvenciones se realicen puntualmente.
Comenzando con las adjudicaciones de las subvenciones del AF 2016, este sistema en línea de informes separados será consolidado en un solo sistema. Comenzando por estas adjudicaciones, tanto las transacciones en efectivo (renglones 10 a, b y c) y los gastos, las deudas y liquidaciones (renglones 10d hasta 10o) serán comunicados mediante las cuentas en línea de los concesionarios con PMS. Los primeros informes previstos de los concesionarios con una fecha de financiamiento del 1 de octubre de 2015 será el 30 de abril de 2016 (véase la tabla más abajo). Esta información ya no será comunicada por separado ni mediante copia impresa ni correo electrónico.

Cada concesionario debe ya tener una cuenta PMS para acceder y completar el SF-425. Si su oficina necesita acceso adicional, por favor, contáctese con su representante del PMS.

Observe las importantes condiciones siguientes:

• Este sistema entra en vigor para los informes financieros del AF 2016.
• Cualquier informe restante que se requiera o se modifique para el AF 2015, 2014 o anterior debe presentarse como documento escaneado y cargado al archivo "Grant Notes" en GrantSolutions (véase más abajo).
• Los informes SF-425 deberán continuar presentándose como lo exigen los términos y las condiciones de la adjudicación. Los plazos de los informes tendrán lugar en una de las fechas en que normalmente se requiere informar al PMS sobre las transacciones en efectivo o al término del trimestre natural, como lo determine la ACF (véase la tabla más abajo).
• A menos que se indique lo contrario, como por ejemplo, mediante los términos y las condiciones o una condición especial del Aviso de adjudicación, todos los concesionarios de Head Start deben presentar tres informes por cada Aviso de adjudicación y período presupuestario que hayan recibido.
• Generalmente, las adjudicaciones son para un período presupuestario de 12 meses. Los concesionarios de Head Start continuarán presentando los siguientes informes:
  • informe semestral
  • informe anual e
  • informe definitivo
• Los informes semestrales y anuales son acumulativos, cubriendo 6 o 12 meses, respectivamente.
• Los informes definitivos se deberán presentar en la fecha correspondiente para el trimestre después del fin del período presupuestario. Los concesionarios con períodos presupuestarios que comiencen el 1 de febrero, el 1 de mayo, el 1 agosto y el 1 de noviembre son la excepción. En estos casos, los informes definitivos se deberán presentar en la fecha trimestral para el trimestre en que el período presupuestario haya acabado. No habrá que presentar un informe definitivo anterior a 90 días después del período presupuestario aplicable.
• La casilla 12 del informe definitivo debe incluir lo siguiente:
  • Cantidad total del reembolso al Departamento de Agricultura (USDA): $________
    Gastos totales de desarrollo y administración: $________ (federal y no federal)
  • Si se indica un saldo no comprometido de los fondos federales en el renglón "h", el concesionario debe proveer un desglose del total de los gastos federales para cada "CAN NO". que aparezca en la casilla 25: Información financiera, sobre el Aviso de adjudicación del período presupuestario más reciente.
• Para entender mejor, véase la tabla siguiente. Observe que en algunos casos el Informe anual y el Informe definitivo se deben presentar en la misma fecha.

Tabla - Encuentre el mes en que comienza su período presupuestario de Head Start en la primera columna y lea la información correspondientes en esa fila.

*Los segundos informes y los definitivos se han de presentar en la misma fecha

GrantSolutions

El sistema GrantSolutions estará a disposición de los concesionarios de Head Start para recibir los avisos de las adjudicaciones y ciertos tipos de informes financieros. Los concesionarios de Head Start empezarán a recibir avisos sobre la entrega de su cuenta a partir de la fecha en que entre en vigor la presente PI.

Las cuentas de GrantSolutions serán emitidas por correo electrónico al director del programa/investigadores principales (PD/PI), funcionarios que autorizan y los directores financieros de las subvenciones de Head Start. Estos puestos son identificados en el Sistema Head Start Enterprise System (HSES) como director de Head Start/Early Head Start, Oficial autorizado/presidente del consejo y jefe de finanzas. El personal clave de las subvenciones de colaboración y acuerdos interinstitucionales también recibirá avisos de la creación de sus cuentas en el sistema GrantSolutions.

Una serie de notificaciones por email incluirá la autentificación de los usuarios individuales, contraseñas y acuerdos para el uso del sistema. No comparta credenciales de acceso con el personal de las agencias delegadas. Compartir las credenciales supone una violación de las leyes federales. Se pueden solicitar cuentas adicionales para su organización al especialista encargado de la gestión de las subvenciones.

Por favor, observe que los propósitos detallados en esta PI son las únicas razones aceptables para utilizar GrantSolutions para las subvenciones de Head Start y los acuerdos interinstitucionales. Si carga otra información o entra otros datos dentro del sistema, estos serán rechazados.

Avisos de la adjudicación

Los usuarios de GrantSolutions recibirán notificación por correo electrónico acerca de los recientes Avisos de adjudicación. Se puede acceder a los documentos de las adjudicaciones utilizando el enlace que se indica en el correo, ingresando en GrantSolutions y descargando el Aviso en formato PDF. Su Oficina Regional ya no será la que envíe tales Avisos de las adjudicaciones.

Cambio en la presentación del Informe del estado de bienes inmuebles SF-429

El formulario SF-429 está ahora disponible en GrantSolutions para entrar datos en pantalla. Los materiales de instrucción pueden hallarse en la sección correspondiente de HSES y en el sitio web de GrantSolutions. El calendario de la presentación anual de los SF-429 y SF-429A por período presupuestario de la adjudicación de la subvención, período del proyecto, disposición y solicitud de gravamen se indican en el siguiente Memorándum de Información:
ACF-IM-HS-15-01 Requisitos de los informes acerca de bienes inmuebles y las solicitudes relativas a ellos.

Cambio en la presentación del Informe financiero federal SF-425 para el AF 2015, 2014 o antes

Los concesionarios deben escanear y cargar las copias completadas de los informes SF-425 para el AF 2015 en los archivos específicos de la sección de Apuntes sobre las subvenciones de GrantSolutions. Los formularios rellenables (en inglés) en PDF del SF-425 están a su disposición en el sitio del Centro de Aprendizaje y Conocimiento en la Primera Infancia (ECLKC).

Presentación del Informe de bienes personales tangibles SF-428

Se requiere a los concesionarios que provean un Informe de bienes personales tangibles SF-428 y SF-428 y, si fuera necesario, SF-428S, en un plazo no superior a los 90 días tras el cierre del período del proyecto. Los concesionarios deben escanear y cargar las copias completadas de los informes SF-428 en los archivos específicos de la sección de Apuntes sobre las subvenciones de GrantSolutions. Los formularios rellenables (en inglés) en PDF del SF-428 están a su disposición en el sitio del ECLKC.

Las preguntas relacionadas con los informes fiscales y otros requisitos administrativos deben dirigirse al especialista asignado de la gestión de subvenciones, identificado en HSES. Si su oficina necesita cuentas adicionales del Sistema de gestión de pagos (PMS), por favor, póngase en contacto con su representante de PMS en www.dpm.psc.gov.

Gracias por su labor en favor de los niños y las familias.

/ Blanca Enríquez, Ph.D. /

Blanca Enríquez, Ph.D.
Directora
Oficina Nacional de Head Start