Perspectiva general

La ACF ha recibido comentarios de líderes tribales y administradores de programas tribales para la primera infancia sobre el engorroso proceso para solicitar la realización de proyectos de instalaciones utilizando fondos de Head Start y del CCDF, especialmente cuando las tribus desean utilizar fondos de ambos programas para un proyecto. En respuesta, la ACF desarrolló una Guía de solicitud combinada de instalaciones tribales para la primera infancia para que los destinatarios de subvenciones tribales del CCDF y de AIAN Head Start sumaran fondos y solicitaran conjuntamente el uso de los fondos del CCDF y Head Start para construir o renovar instalaciones para la primera infancia.

La Guía de solicitud combinada de instalaciones tribales para la primera infancia (solicitud de instalaciones combinadas) está diseñada para agilizar el proceso de presentación de solicitudes conjuntas de las agencias líderes tribales del CCDF y los programas Head Start de AIAN para usar fondos federales del CCDF y de Head Start para construir o llevar a cabo renovaciones significativas en instalaciones de cuidado y educación infantil en comunidades tribales. Las tribus deben tener un proyecto definido antes de presentar una solicitud.La siguiente guía describe los pasos requeridos para una solicitud, tal como se describe en la solicitud de instalaciones combinadas, y responde algunas preguntas básicas sobre los proyectos que calificarían para usar la solicitud de instalaciones combinadas.

Los procedimientos descritos en esta guía solo se aplican a las solicitudes para usar los fondos del CCDF y de Head Start para la construcción o renovación significativa a través de un proceso de solicitud de instalaciones combinada. Estos procedimientos se aplican de manera uniforme tanto a los destinatarios del CCDF de la P.L. 102-477 como a los financiados en forma directa, excepto cuando se indican específicamente las flexibilidades adicionales para las tribus de la P.L. 102-477. En los últimos meses, algunos destinatarios de subvenciones AIAN de Head Start han integrado Head Start en un plan P.L. 102-477, y aún se está determinando la aplicabilidad de estos procedimientos a dichos destinatarios; se ofrecerán más lineamientos próximamente.

Si una Tribu construye o renueva más de una instalación, debe buscar la aprobación de la ACF para cada proyecto, incluso si los proyectos utilizan planos y especificaciones idénticos.

Proyectos de construcción o renovación significativa elegibles

La construcción o renovación significativa de un edificio, estructura o instalación se considera un proyecto elegible para esta solicitud combinada si cumple con las definiciones de construcción o renovación significativa tanto para CCDF como para Head Start tal como se describe a continuación (nota: los requisitos para proyectos que utilizan unidades modulares se describen más adelante en este documento).  

Construcción: el acto de construir una instalación que no existe actualmente, excluidas renovaciones, alteraciones, adiciones o trabajos de cualquier tipo a edificios existentes.

Renovación significativa: un proyecto propuesto califica como una renovación significativa elegible para financiamiento combinado si cumple con los siguientes criterios:

CCDF: basado tanto en el costo de las renovaciones como en el alcance de las alteraciones a las instalaciones. Específicamente, las renovaciones que cuestan más de $ 350,000 para los centros y $ 50,000 para los hogares de cuidado infantil familiar se consideran renovación significativa cuando hacen cambios importantes en la estructura, función o propósito del centro de cuidado infantil. Estos umbrales de costos se ajustarán anualmente a la inflación y se publicarán en el sitio web de la OCC. Los solicitantes deben visitar el sitio web de la OCC para ver los umbrales actualizados.

Head Start: toda actividad de renovación individual o un grupo colectivo de actividades de renovación, relacionadas con la misma instalación que tenga un costo igual o superior a $ 350,000 en fondos de Head Start. Las actividades de renovación que están programadas para que ocurran de manera simultánea o consecutiva, o que abordan en conjunto una parte o característica específica de una instalación, se consideran un grupo colectivo de actividades de renovación. A menos que se incluyan en una solicitud de compra, las renovaciones y reparaciones menores están excluidas de las renovaciones significativas. A fin de mantener la conformidad con la Ley de Autorización de Defensa Nacional (NDAA, sigla en inglés), el umbral de renovación significativa aumentará para tener en cuenta todo aumento realizado en el umbral de adquisición simplificado más allá del monto de $ 350,000. Las tribus que solicitan conjuntamente tanto el uso de los fondos del Fondo Tribal de Cuidado y Desarrollo Infantil (CCDF, sigla en inglés) como de Head Start para renovaciones significativas podrán cumplir con el umbral del CCDF para renovaciones significativas si es más alto.

Las solicitudes que utilizan la Guía no son obligatorias para los proyectos que cumplen con la definición de Renovación menor en los programas CCDF y Head Start.

Renovación menor:

CCDF: las renovaciones que cuestan menos de $ 350,000 para los centros y $ 50,000 para el cuidado infantil familiar se consideran renovaciones menores. Estos umbrales de costos se ajustarán anualmente a la inflación y se publicarán en el sitio web de la Oficina de Cuidado Infantil. Además, las renovaciones que excedan estos umbrales de costo, pero que no realicen cambios significativos en la estructura, función o propósito de la instalación, y mejoren la salud, la seguridad o la calidad de los servicios de cuidado infantil, se consideran menores. Nota: las agencias líderes tribales no necesitan presentar una solicitud ni recibir aprobación para gastar fondos del CCDF en renovaciones menores.

Head Start: mejoras a las instalaciones, que no cumplen con la definición de una renovación significativa (ver arriba). Algunos ejemplos de renovaciones menores incluyen mejorar los parques infantiles, renovar los baños, instalar barandas, rampas o puertas automáticas para que las instalaciones sean más accesibles sin ningún cambio estructural. Nota: Los destinatarios de la subvención de Head Start no necesitan presentar una solicitud de instalaciones para renovaciones menores.

Proceso de solicitud combinada

Consulta inicial con la ACF

Al considerar un proyecto relacionado con las instalaciones para una construcción o renovación significativa (según corresponda y se permita) que utilizaría fondos del CCDF y de Head Start, los destinatarios deben seguir el proceso descrito en la Guía de solicitud combinada de instalaciones tribales para la primera infancia, comenzando con una consulta inicial con sus Especialistas del Programa Regional asignados tanto en la OHS como en la OCC, así como con la Oficina de Administración de Subvenciones para informarles que tienen la intención de presentar una solicitud de instalaciones combinadas y para garantizar que el proyecto sea elegible para la solicitud de instalaciones combinadas. Después de que se lleven a cabo las llamadas de consulta, si la tribu desea seguir adelante con una solicitud de instalaciones combinadas, deben solicitar apartar fondos del CCDF para la construcción y seguir los procedimientos de Head Start que se detallan a continuación.

Solicitud de fondos para proyectos de instalaciones

Head Start

Los destinatarios de la subvención de Head Start pueden presentar una solicitud por escrito para recibir fondos únicos para los fines descritos anteriormente o utilizar los fondos de subvención base disponibles con la aprobación de la Oficina Regional.Los destinatarios de la subvención de Head Start pueden pedir una solicitud de financiamiento por única vez, o solicitar el uso de fondos de la subvención base para determinar la elegibilidad preliminar de una actividad de bienes inmuebles planificada antes de presentar una solicitud de instalaciones completa.Si se concede la aprobación, los destinatarios pueden utilizar los fondos para llevar adelante su solicitud, independientemente del resultado de la elegibilidad preliminar según 45 CFR §1303.42 y la solicitud según 45 CFR §1303.44.

Debe notarse que la OHS dispone de fondos limitados para las solicitudes de financiamiento por única vez, y es probable que no pueda financiar todas las solicitudes presentadas para las actividades que se llevan a cabo en las instalaciones. Las solicitudes de financiamiento para las instalaciones de Head Start estarán sujetas a las prioridades de financiamiento establecidas por la OHS.  

CCDF

Bajo el programa CCDF, las agencias líderes tribales del CCDF pueden solicitar apartar fondos de su asignación discrecional u obligatoria de fondos del CCDF para usarlos en la construcción o renovación significativa, que podrían usarse para construcciones nuevas o en curso o proyectos de renovación significativa una vez aprobados. Las agencias líderes del CCDF también pueden usar sus fondos del CCDF reservados para la construcción o renovación significativa para la planificación según los procedimientos uniformes establecidos por la Instrucción del Programa Tribal del CCDF (CCDF-ACF-PI-2023-01) antes de recibir la aprobación de un proyecto de construcción o renovación significativa. Los fondos no se pueden gastar en costos de construcción o renovación significativa hasta que se otorgue la aprobación de ACF de acuerdo con la guía de solicitud combinada. Tenga en cuenta que si se utilizan fondos para la planificación y no se aprueba una solicitud posterior, la Tribu debe reembolsar esos fondos gastados en planificación utilizando fondos que no sean del CCDF, de acuerdo con CCDF-ACF-PI-2023-01.

Una vez que se emite un Aviso de adjudicación para que los fondos solicitados se reserven para la construcción, la Tribu puede comenzar a avanzar con su solicitud.

Nota: los requisitos de asignación de costos se aplican a la fase de planificación o previa a la solicitud, y las tribus deben asignar los costos de manera adecuada para los proyectos de instalaciones financiados conjuntamente, en consonancia con la Guía uniforme, 45 CFR § 75 (en inglés).

Desarrollo de la solicitud

En la solicitud de instalaciones combinadas, disponible en https://www.acf.hhs.gov/ecd/tribal-early-childhood-facilities, las tribus proporcionarán:

• una descripción del proyecto,
• estimaciones de costos,
• documentos complementarios,
• una descripción de la unidad modular, estimaciones de costos y documentos de respaldo (si corresponde).

Antes de presentar la solicitud, las tribus trabajarán en colaboración con la OHS y la OCC para recibir apoyo en el desarrollo de los materiales de solicitud requeridos, tal como se describe en la solicitud de instalaciones combinadas. Se dispondrá de asistencia técnica para apoyar a las tribus con los requisitos de la solicitud. Una vez que se preparen todos los materiales requeridos para la solicitud, la OCC y la OHS llevarán a cabo una revisión coordinada del borrador de la solicitud. Si se requieren revisiones o si los materiales de solicitud parecen estar incompletos, la ACF continuará brindando apoyo coordinado y asistencia técnica a la Tribu. Las tribus con planes CCDF aprobados para su integración en un plan P.L. 102-477 también deben coordinar la presentación y aprobación de su solicitud con la Oficina de Asuntos Indígenas (BIA, sigla en inglés). Para obtener información sobre la coordinación, póngase en contacto con la BIA.

Presentación de formularios estándar de bienes inmuebles

El Formulario estándar de bienes inmuebles (SF-429) es obligatorio para todos los proyectos de instalaciones en el momento de la aprobación de la solicitud, junto con los adjuntos requeridos. Estos formularios deben enviarse a través del sitio GrantSolutions.gov para completar la solicitud de instalaciones; puede encontrar información adicional en la Guía. Para obtener ayuda para acceder a Grant Solutions, comuníquese con los especialistas de OGM asignados.

Los formularios requeridos incluyen:

• SF-429 Portada: el sistema de GrantSolutions requiere automáticamente que se adjunte una portada con cada anexo.
• SF-429-A Informe general o de sin propiedad: debe presentarse anualmente.
• SF-429-B Solicitud para adquirir, mejorar o equipar: este formulario se requiere simultáneamente con la presentación de la solicitud de instalaciones. Este formulario es necesario siempre que el destinatario de una subvención solicite la aprobación de la ACF para utilizar los fondos a fin de participar en la compra, construcción o renovación significativa de instalaciones.

Presentación de la solicitud

Todos los requisitos de presentación aplicables descritos en la Guía de solicitud combinada de instalaciones tribales deben completarse antes de enviar la solicitud a la ACF para su aprobación. Los requisitos de la solicitud se alinean con los requisitos actuales para la Instrucción del programa tribal CCDF (CCDF-ACF-PI-2023-01) relacionados con la solicitud de fondos para la construcción o renovación significativa, y las Normas de Desempeño del Programa Head Start 45 CFR §1303.44 (a)(1). Cuando la solicitud esté lista para ser presentada, la Tribu deberá presentar su solicitud en el Sistema Empresarial de Head Start (HSES, sigla en inglés). Se dispone de asistencia técnica para obtener acceso a HSES y presentar la solicitud a través de ohsfacilities at acf dot hhs dot gov.

Revisión de la solicitud

El proceso de revisión formal se inicia al presentar una solicitud en HSES y los Formularios de informe de bienes inmuebles (SF-429) en Grant Solutions. Durante el proceso de revisión, la OHS y la OCC se comunicarán con la Tribu si se requieren revisiones, información adicional o faltante, o aclaraciones. Puede que la solicitud sea devuelta a la Tribu para que se le hagan revisiones; en ese caso, la Tribu tendría que volver a presentar la solicitud en HSES.

Aprobación de la solicitud

Tras la aprobación de la solicitud en HSES, la Tribu recibirá una notificación de aprobación de la OCC y la OHS, que contiene los siguientes materiales:

• una carta de aprobación de la OCC,
• un Aviso de adjudicación de la OHS.

Los fondos no se pueden gastar hasta tanto se otorgue la aprobación de la ACF a través de la OHS y la OCC.

Ejecución del proyecto

Después de que la Tribu reciba los materiales de aprobación, se llevará a cabo una reunión de notificación de aprobación de financiamiento conjunto con la Tribu, la OCC y la OHS para revisar el cronograma de ejecución del proyecto y las expectativas de comunicación basadas en la solicitud aprobada. La Tribu continuará reuniéndose con la OCC y la OHS para compartir actualizaciones sobre el estado del proyecto y recibir asistencia técnica según sea necesario.

Modificaciones al proyecto

Si una Tribu desea realizar cambios materiales en el alcance, la naturaleza o los costos del proyecto una vez que se apruebe la solicitud original, esta deberá trabajar con la OHS y la OCC para presentar y recibir la aprobación de una solicitud modificada que describa los cambios y el alcance del trabajo.

Finalización del proyecto

Una vez finalizado el proyecto de instalaciones, la Tribu deberá presentar los siguientes documentos.

• La descripción y especificaciones de la instalación, incluidos los detalles especificados en la sección A de la Guía de solicitud combinada de instalaciones tribales para la primera infancia.
• Una certificación de seguridad de las instalaciones por parte de un profesional con licencia, tal como se especifica en el Documento 4 de la Sección C de la Guía de solicitud combinada de instalaciones tribales para la primera infancia.
• Estimación del valor de la instalación, tal como se especifica en la Sección C Documento 9 de la Guía de solicitud combinada de instalaciones tribales para la primera infancia.
• Los destinatarios de subvenciones de la OHS deben revisar la Lista de verificación posterior a la aprobación 1303 que identifica 15 elementos individuales que deben ser presentados por la Tribu.La aplicabilidad de estos elementos varía según el proyecto. Los destinatarios de subvenciones de la OHS deben trabajar en conjunto con esta para determinar qué documentos se aplican a este proyecto.
• Las agencias líderes tribales del CCDF que utilizan fondos del CCDF deben consultar el Anexo E: Documentos y plazos que se deben presentar a la Oficina Regional de la OCC, para asegurarse de que se presenten todos los componentes requeridos.

Requisitos adicionales para unidades modulares

Una Unidad modular se define como una estructura, tal como un remolque (generalmente prefabricado) hecho en otro lugar y trasladado a un sitio (y fijado permanentemente al terreno) para su uso por parte de un receptor de un programa de la ACF. Si los solicitantes proponen una unidad modular, deben responder a todos los requisitos de la solicitud aplicables en las secciones Descripción, Estimación de costos y Documentos de respaldo de la Guía de solicitud de instalaciones tribales, así como a los requisitos descritos en el Apéndice 1-Sección D de la Guía de solicitud de instalaciones tribales, los requisitos en ACF-IM-HS-20-02: Unidades modulares de Head Start (en inglés) y los requisitos descritos en CCDF-ACF-PI-2023-01.

Nota

Tenga en cuenta que futuras Instrucciones del programa podrían reemplazar este documento. Comuníquese con los especialistas del programa de la OCC y la OHS para asegurarse de tener la Instrucción del programa más reciente.

Preguntas

Por favor, dirija sus consultas a la oficina correspondiente:

• Póngase en contacto con el gerente de programas regionales en la Oficina Regional del OCC correspondiente. La información de contacto para las regiones del OCC se puede encontrar en https://www.acf.hhs.gov/occ/resource/regional-child-care-program-managers.
• Si tiene alguna pregunta, comuníquese con la oficina del programa de la Región XI de la OHS.

/ Ruth Friedman /

Ruth J. Friedman
Directora
Oficina de Cuidado Infantil

/ Khari M. Garvin /

Khari M. Garvin
Director
Oficina de Head Start