Los beneficiarios de Head Start reciben una amplia variedad de devoluciones, créditos fiscales, reembolsos, descuentos y ahorros de costos similares que afectan el costo neto de bienes y servicios o se reciben como pagos en efectivo, como los ingresos del seguro y las recompensas de tarjetas de crédito con devolución de efectivo. Los créditos aplicables se abordan en la Guía uniforme en 45 CFR §§75.406 (en inglés), 75.402 (en inglés), 75.453 (en inglés), y dentro de la Declaración de política de las subvenciones de HHS (en inglés) I-22, II-28, II-62, II-65, B-2. Tal como se define en 45 CFR §75.406:

(a) Los créditos aplicables se refieren a aquellos recibos o tipos de transacciones que reducen los gastos que compensan o reducen las partidas de gastos asignables a la subvención federal como costos directos o indirectos (F&A, sigla en inglés). Los siguientes son ejemplos de tales transacciones: descuentos de compra, devoluciones o concesiones, recuperaciones o indemnizaciones por pérdidas, reembolsos o devoluciones de seguros, y ajustes por pagos excesivos o cargos erróneos. En la medida en que dichos créditos acumulados o recibidos por la entidad no federal se relacionen con costos permitidos, deben acreditarse a la subvención federal ya sea como una reducción de costos o un reembolso en efectivo, según corresponda.

(b) En algunos casos, las sumas recibidas del gobierno federal para financiar actividades u operaciones de servicios de la entidad no federal deben tratarse como créditos aplicables. Específicamente, el concepto de compensar tales partidas de crédito (incluidos los montos utilizados para cumplir con los requisitos de compartir o igualar los costos) debe reconocerse al determinar las tasas o montos que se cargarán a la subvención federal. (Consulte §§75.436 (en inglés) y 75.468 (en inglés), para áreas de posible aplicación en materia de financiamiento federal de actividades).

El propósito de este Memorado de Información (IM) es proporcionar orientación sobre las medidas de ahorro de costos y cómo el beneficiario debe tratar los ahorros para la subvención de Head Start. El IM también guiará a los beneficiarios para lograr que las reducciones de costos directos e indirectos o los reembolsos en efectivo relacionados con una subvención de Head Start se reflejen en las prácticas contables del beneficiario, se asignen correctamente y se devuelvan a la subvención federal de manera adecuada. Este IM sustituye a ACF-IM-HS-12-09.

Ejemplo del programa E-Rate

El programa E-Rate fue implementado en 1997 por la Comisión Federal de Comunicaciones (FCC, sigla en inglés) y es administrado por la División de Escuelas y Bibliotecas de la Empresa Administrativa de Servicio Universal (USAC, sigla en inglés). El programa E-Rate está destinado a lograr que todas las escuelas y bibliotecas elegibles tengan acceso asequible a servicios de telecomunicación e información. Algunos beneficiarios de Head Start y Early Head Start son elegibles para participar en el programa E-Rate. Los descuentos en el servicio oscilan entre el 20% y el 90%, dependiendo de los ingresos locales y la ubicación urbana o rural. Para ser elegible para recibir apoyo del programa E-Rate, las entidades de Head Start deben cumplir con las definiciones federales y estatales de escuela primaria. Esto significa que el estado primero debe considerar estas instalaciones como escuelas y luego USAC determinará si las escuelas Head Start en un estado en particular son elegibles.

Es posible que algunos programas Head Start en un estado cumplan con ambas partes de la determinación y, por lo tanto, sean elegibles para recibir fondos, mientras que otros programas quizás no las cumplan. Por ejemplo, un centro Head Start que no se considera una escuela en un estado en particular no es elegible para recibir financiamiento, incluso si la Tabla de elegibilidad indica que las instalaciones de Head Start en ese estado son elegibles. Debe consultar con el departamento de educación de su estado (en inglés) para obtener más información sobre su situación.

Los participantes de E-Rate tienen dos opciones de pago (ejercitables a discreción del participante) para sus servicios cubiertos de telecomunicaciones e información:

1. El usuario paga solo la parte sin descuento del costo de los servicios de telecomunicaciones e información al proveedor de servicios o equipos, quien, a su vez, solicita el reembolso al Administrador del Programa E-Rate por el monto descontado.
   O
2. El usuario paga su factura de servicios de telecomunicaciones e información en su totalidad y solicita el reembolso del monto del descuento al Administrador del Programa E-Rate a través del proveedor de servicios o equipos.

Puede encontrar información adicional en los sitios de E-Rate FCC (en inglés) y USAC (en inglés).

Se recomienda la opción 1 para que los participantes de E-Rate puedan ver completamente el beneficio del programa. Esta opción permite al beneficiario tomar el monto descontado antes de la transacción y mantener los ahorros en el presupuesto de operaciones actual. Si el beneficiario elige utilizar la opción 2, el reembolso se clasifica como créditos aplicables. Los créditos aplicables no pueden clasificarse como ingresos del programa y, como tales, no están incluidos en el costo total de una subvención federal. En estos casos, los créditos aplicables deben acreditarse al gobierno federal como una reducción de costos (si se recibieron durante el mismo período del proyecto en el que se incurrieron los cargos) o un reembolso en efectivo (si se recibieron después de que haya finalizado el período del proyecto en el que se incurrieron los cargos). Los beneficiarios deben consultar la guía del Centro de soporte del programa (PSC, sigla en inglés) sobre la devolución de fondos o intereses (en inglés). Con fines de registro e información, el beneficiario debe proporcionar a la Oficina de gestión de subvenciones una copia de la documentación presentada al PSC.

Debido a las diversas características y prácticas contables de las organizaciones beneficiarias, no es posible especificar todos los tipos de ingresos o reducciones de gastos que podrían tener los beneficiarios. Utilizando la tabla a continuación como guía, los beneficiarios deben asegurarse de que todas las reducciones de costos directos e indirectos o reembolsos en efectivo relacionados con una subvención de Head Start se reflejen en las prácticas contables del beneficiario y se asignen al costo de los bienes y servicios necesarios de Head Start. Tenga en cuenta que no es la intención de la Oficina de Head Start que se realicen cambios en los sistemas o políticas contables de los beneficiarios sobre la base de este IM. Los beneficiarios pueden continuar aplicando las prácticas contables actuales para los créditos aplicables si cumplen con la disposición 45 CFR Parte 75 (en inglés) y los principios de contabilidad generalmente aceptados.

Si tiene alguna pregunta sobre este IM, póngase en contacto con su oficina regional.

Atentamente,

/ Khari M. Garvin /

Khari M. Garvin
Director
Oficina de Head Start